Mithilfe von Stichwörtern in Confluence können Sie Ihre und auch die Effizienz Ihres kompletten Teams erhöhen.
Viele User erstellen eine Seite, einen Blog-Artikel oder auch Anhänge, ohne diese mit einem Stichwort zu versehen. Je mehr Inhalte erstellt werden, umso wichtiger wird der Einsatz von Stichwörtern. Behalten Sie den Überblick auf der Confluence Instanz und nutzen Sie die Stichwörter für Reports oder das schnellere Finden von gesuchten Inhalten.
Regeln zur Vergabe von Stichwörtern
Es können mehrere Stichwörter vergeben werden.
Die Stichwörter dürfen keine Abstände aufweisen.
Besteht das Stichwort aus zwei Wörtern, kann das Wort mit einem Bindestrich verbunden werden.
Die Stichwörter werden immer klein geschrieben.
Um Stichwörter zu vergeben, benötigt man die Edit-Berechtigung.
Persönliche Stichwörter können ebenfalls gesetzt werden im Format “my:label”. Diese sind nur für Sie persönlich sichtbar.
Wie vergebe ich Stichwörter auf einem Blog oder einer Seite
Wie bereits erwähnt, kann jeder Benutzer, welcher die betreffende Seite ansehen kann, Stichwörter vergeben.
Gehen Sie auf die Seite, der Sie die Stichwörter hinzufügen möchten und klicken Sie auf das Bearbeitungs-Symbol unten rechts auf der Seite oder nutzen Sie den Hotkey “L” auf Ihrem Keyboard.
Tippen Sie das neue Stichwort ein (schon auf anderen Seiten vorhandene Stichwörter werden während des Tippens vorgeschlagen).
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Existieren bereits Stichwörter auf der Seite, sind diese unten rechts auf der Seite ersichtlich.
Wie vergebe ich Stichwörter auf Anhänge
Für die Vergabe von Stichwörtern auf Anhängen gibt es zwei Möglichkeiten:
Gehen Sie auf die Seite mit dem Anhang und wählen Sie oben rechts im Menü … → Anhänge aus.
Gehen Sie auf den Bereich und wählen Sie unten links in der Randleiste Bereich bearbeiten → Inhalt und klicken Sie auf Anhänge.
Sie sehen eine Liste mit Anhängen mit Stichworten, wenn es welche gibt, in der Stichwörter-Spalte.
Klicken Sie auf das Bearbeitungs-Symbol neben den Stichwörtern (oder neben Keine Stichwörter) und tippen Sie das neue Stichwort ein (schon vorhandene Stichwörter werden während des Tippens vorgeschlagen).
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Sie können Stichwörter auch in einer Liste von Anhängen hinzufügen, die mit Hilfe des Anhänge Makros aufgelistet werden.
Stichwörter löschen
Wenn Sie sich die Stichwörter auf einer Seite ansehen, können Sie mit einem Klick auf das (x) das Stichwort löschen.
Wichtig ist, dass Sie bei der Vergabe des Stichwortes sich Gedanken machen, welches Wort den Inhalt am besten widerspiegelt. Setzen Sie auch gerne mehrere Stichwörter, um den Inhalt weiter einzugrenzen oder die Suche nach einem Synonym zu erleichtern.
Stichwörter zu Metainformationen
Sie können Stichwörter beispielsweise dafür verwenden, zu beschreiben um was für eine Seite, Anhang es sich handelt. Gehen wir davon aus, dass Sie eine Seite für die Offerte eines Kunden erstellen, ist das Stichwort Offerte gut geeignet. Zusätzlich können Sie die Stichwörter Angebot oder Anfrage hinzufügen.
Stichwörter zu Inhaltsinformationen
Beschreiben Sie was für einen Inhalt die Seite enthält. Beim Beispiel der Offerte kann Lizenzen, Beratung, oder das Produkt eingetragen werden.
Schauen Sie sich vor dem Setzen, die Stichwörter mit dem Makro «Stichwortliste» an, um einen Überblick zu den bereits bestehenden Stichwörtern zu erhalten. → Alternativ können Sie auch die URL “<ihre.confluenceseite.ch>/labels/listlabels-alphaview.action?key=SPACEKEY” verwenden
Seiteneigenschaftenbericht (Page Properties Report)
Nicht nur ausschließlich für die Suche werden Stichwörter verwendet, sondern auch z.B. für das Makro Seiteneigenschaftenbericht. Dieser Bericht zieht Informationen von mehreren Seiten auf eine Übersichtsseite zusammen.
Nehmen wir erneut das Beispiel von den Offerten: Ich möchte gerne auf der Startseite unserer Kunden die Informationen zu den abgeschlossenen und offenen Offerten erhalten. Dazu führe ich folgende Schritte aus:
Vergabe des Stichwortes Offerte auf der Offerten Seite
Makro «Seiteneigenschaften» auf der Offerten Seite einfügen
Tabelle im Makro erstellen und Informationen eintragen
Auf die Kundenstartseite wechseln und das Makro «Seiteneigenschaftenbericht» einfügen und das Stichwort «offerte» eintragen
Speichern, Seite aktualisieren und das Endergebnis prüfen.
Der Seiteneigenschaftsbericht ist ein sehr nützliches Makro, mit dem Sie sich schnell eine Übersicht über einen ganzen Bereich oder auch mehreren Bereichen verschaffen können.
Stichwörter automatisch hinzufügen
Bei der Erstellung von Confluence Vorlagen, können Sie bereits passende Stichwörter vergeben. Diese Stichwörter werden anschließend immer automatisch zu der erstellten Seite hinzugefügt. Standardmäßig hat z.B die Vorlage für Besprechungsnotizen bereits das Label «meeting-notes» hinterlegt.
Weitere Informationen zu Stichwörtern: https://confluence.atlassian.com/conf615/add-remove-and-search-for-labels-967337504.html
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