Portfolio for JIRA© - Strategische Projektplanung direkt in JIRA©

Portfolio for JIRA® ist ein Add-on für die Projektmanagement- und Issue-Tracking Software JIRA®, die von Atlassian® entwickelt wird. Das Add-on ermöglicht eine GANTT-ähnliche Echtzeitplanung in JIRA®. Die Informationen für die Planung werden den JIRA® Issues entnommen. Die Felder können direkt aus der Planungsansicht heraus editiert werden. Portfolio for JIRA® eignet sich sowohl für die strategische Planung noch nicht angefangener Arbeiten, wie auch für die Überwachung des Fortschritts laufender Arbeiten und Projekte.

In der folgenden Blogserie wollen wir Ihnen aufzeigen, welche Features das Add-on anbietet, mit welchen Kosten Sie rechnen sollten und wie die JIRA®-Erweiterung mit dem Framework SAFe eingesetzt werden könnte. Ebenfalls werden Tipps und Tricks zur Anwendung gegeben, die einen Einstieg erleichtern sollten. Die folgenden Blogbeiträge sind vorgesehen:

1. Möglichkeiten, Aufbau und Kosten von Portfolio for JIRA®

2. Portfolio for JIRA und SAFe – eine mögliche Implementation

3. Einstieg leicht gemacht: Portfolio for JIRA® Crashkurs

Welche Möglichkeiten bietet Portfolio for JIRA®?

• Strategische Projektplanung: JIRA® Issues können durch Zuweisung zu einem Release (auch Meilenstein oder Version genannt) terminlich eingeplant werden. Durch Angabe des geplanten Aufwands sowie der verfügbaren Ressourcen kann Portfolio for JIRA® das voraussichtliche Fertigstellungsdatum berechnen. Mit Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Arbeitspaketen sowie terminlichen Einschränkungen (z.B. frühestes Startdatum) kann Portfolio for JIRA® ebenfalls umgehen.

• Tracking des Projektfortschritts / fortlaufende Planung: Wird der angefallene Aufwand sowie der Fertigstellungsgrad der einzelnen Arbeiten in JIRA® laufend nachgeführt, wird Portfolio for JIRA® die Fortschritte direkt in der Planungsansicht anzeigen.

• Szenarien testen: Mit Portfolio for JIRA® können verschiedene Szenarien geprüft werden, ohne dass die Änderungen sofort im System wirksam werden. Erst wenn Änderungen definitiv abgesendet werden, ändern sich auch die Issues in JIRA®.

• Verwaltung von Team-Ressourcen: Portfolio for JIRA® ermöglicht die Verwaltung der zeitlichen Ressourcen ihrer Mitarbeiter. Es können Teams erstellt, deren Mitglieder sowie deren verfügbarer Kapazität angegeben werden. Sowohl die globale verfügbare Kapazität eines Mitarbeiters, seine Verfügbarkeit pro Team wie auch seine Abwesenheiten können angegeben werden.

• Reporting nach Themen: Möchten Sie wissen, wie viel Zeit Sie in welche Themen investieren? Sie können diese Auswertung direkt in Portfolio for JIRA® machen. Pro frei definierbarem Thema kann ein prozentualer Anteil definiert werden, der für dieses Thema aufgewendet werden soll. Durch die Zuweisung der Themen zu den JIRA® Issues kann überprüft werden, wie viel der bisher geschätzte und geleistete Aufwand im Vergleich zum ursprünglich vorgesehenen Aufwand für ein bestimmtes Thema beträgt.

• Scrum / Kanban Integration: Portfolio for JIRA® erlaubt die direkte Einbindung von Scrum und Kanban-Boards aus JIRA®. Die Sprint-Länge bei einem Scrum-Team wird bei der Planung berücksichtigt und kann angepasst werden.

Wie ist Portfolio for JIRA® aufgebaut?

Die zentrale Arbeitsinstrument in Portfolio for JIRA® sind die sogenannten Pläne. Sie ermöglichen bestimmte Ansichten auf Projekte und somit die Planung dieser Projekte. Die unten stehende Grafik zeigt, wie Portfolio for JIRA® strukturell aufgebaut ist.

Konfigurationen

Objekte

Stages and skills: Hier können verschiedene Phasen pro Plan definiert werden. Für diese Phasen können dann separate Schätzungen pro Arbeitspaket vorgenommen werden. Die Phasen könnten z.B. Planung, Umsetzung, Dokumentation und Testing umfassen. Ebenfalls ist es möglich, bestimmte Skills zu definieren, die für die Zuweisung der einzelnen Arbeiten zu den Mitarbeitern verwendet werden können. Scenarios: Szenarien erlauben es, mehrere Varianten eines Planes parallel zu führen, um zu ermitteln, mit welchen Werten die Planung das Optimum bezüglich Auslastung und Termineinhaltung erreicht. Scheduling: Portfolio for JIRA® unterstützt aktuell drei verschiedene Masseinheiten für die Bestimmung der Aufwände: Tage, Stunden und Story Points. Bedingung für den Einsatz von Story Points auf einem Plan ist, dass alle Teams auf diesem Plan mit Scrum arbeiten. Working hours and days: An welchen Wochentagen gearbeitet wird und wie viele Arbeitsstunden ein Tag in Ihrer Firma hat, kann über diese Konfigurationsmaske bestimmt werden.

Issues: Die Issues werden direkt von JIRA® importiert. Als Quelle können JIRA® Projekte, benutzerdefinierte Filter oder auch Scrum oder Kanban-Boards dienen. Releases: Die Versionen werden direkt aus den JIRA® Projekten importiert. Es ist auch möglich, neue Versionen zu erstellen oder bestehende Versionen von einem Plan auszuschliessen. Teams: Verwaltung der Ressourcen und Teammitglieder in Portfolio for JIRA®. Es ist auch möglich, dieselben Teams in mehreren Plänen zu verwenden (Shared). Neben der Verfügbarkeit in Stunden können Abwesenheiten wie Urlaub oder auch regelmässige Absenzen konfiguriert werden. Themes: Erlauben die Auswertung der Arbeiten nach Thema. Verglichen werden ein prozentualer Soll-Wert mit dem aktuell geschätzen sowie dem geleisteten Aufwand pro Thema.

Wie viel Sie für das Add-on bezahlen hängt vor allem von zwei Faktoren ab: Wie viele Nutzer Sie haben und welche JIRA® Variante – Cloud oder Server – Sie bei sich einsetzen.

Haben Sie Fragen oder Anregungen zum diesem Blog-Beitrag? Dürfen wir Sie unterstützen? Schreiben Sie uns auf hallo@zuara.ch oder rufen Sie uns an: 031 302 60 00. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!