Im letzten Blog-Beitrag “Digital Workplace/Home-Office – wie verteilte Zusammenarbeit gut funktioniert und wie nicht” bin ich bereits kurz auf den sperrigen Begriff Kollaborationsarchitektur eingegangen. Hier soll es nun darum gehen, diesen Begriff zu erklären und eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erarbeitung zu liefern.
Allen soll klar sein, wo welche Inhalte “leben” und bearbeitet/abgefragt werden. Im Idealfall können beim Erarbeiten der Kollaborationsarchitektur auch gleich überflüssige Tools entfernt werden. Mit dieser “Klarheit” ist ein Hauptziel erreicht: Die Mitarbeitenden können sich orientieren und sind schneller beim gesuchten Inhalt. Der Tool-Salat wird reduziert.
Der Begriff Kollaborationsarchitektur bezieht sich auf Kollaboration = Zusammenarbeit und Architektur = Aufbau resp. Baukasten. Eine Kollaborationsarchitektur verbindet also eine statische Informationsarchitektur mit Prozessen, so dass Zusammenarbeit “funktionieren” kann. Sie erklärt, wo welche Tools eingesetzt und verbunden werden, aber auch, wie diese Tools die Zusammenarbeitsprozesse unterstützen können. Für erfolgreiche Zusammenarbeitsprozesse (schon wieder ein so langes Wort ) müssen die Informations-, Entscheidungs- und Konfliktlösungs-Flüsse aber zuerst geklärt sein.
Eine Kollaborationsarchitektur klärt die folgenden Themen:
Zusammenarbeitsprozesse (Rollen, Meetings, Zuständigkeiten)
Informations-, Entscheidungs- und Konfliktlösungs-Flüsse
Wo werden welche Informationen abgelegt? Können bestimmte Gefäße und Tools weggelassen werden (Reduktion)?
Wie werden die Tools eingesetzt (Zweck) und integriert
Informationsarchitektur (struktureller Aufbau, Projekt-Levels, Team-Bereiche, Inhaltstypen, usw.)
Informations-Vorlagen (z.B. organisationsspezifische Seitenvorlagen für Besprechungen)
Berechtigungskonzept
Strategie zur zukünftigen Integration/Reduktion von Tools.
Nomenklatur und Kategorisierung von Inhalten
Redaktionskonzept für Intranet/News (Rollen, Zuständigkeiten)
Die Ist-Situation erarbeiten
Stellen Sie ein Flipchart, Laptop und viele Farben/Stifte bereit.
Definieren Sie die Schlüsselpersonen (Key Stakeholders) für Ihre Arbeitsabläufe im Alltag. Man spricht hier auch von der “Value-Chain”, an der sich alle Mitarbeitenden ausrichten.
Veranstalten Sie einen oder mehrere Workshops in denen die folgende Themen erarbeitet werden:
Ist-Situation/Stand heute:
Zeichnen Sie alle Arbeitsabläufe auf, z.B. mit einem Fluss-Diagramm, das pro Arbeitsstation/-Modul ein Kästchen aufweist. Tipp: Orientieren Sie sich an den Meetings, die in Ihrer Organisation stattfinden. Diese sind normalerweise zentraler Dreh- und Angelpunkt. Meetings sind wie Quality-Gates/Entscheidungspunkte. Ergänzen Sie Arbeitsstationen vor und nach diesen Meetings.
Zu jeder Arbeitsstation zeichnen Sie nun alle beteiligten Rollen mit Ihren Verantwortungen auf. Tipp: verwenden Sie für unterschiedliche Elemente unterschiedliche Farben.
Zeichnen Sie alle Abhängigkeiten von und zu jeder Arbeitsstation ein.
Zu jeder Arbeitsstation zeichnen Sie nun die daraus resultierenden Ergebnisse auf (z.B. ein Entscheidungsprotokoll).
Sie haben nun die Informations- und Entscheidungsflüsse festgehalten.
Zu jeder Arbeitsstation zeichnen Sie das oder die verwendeten Tools auf.
Überlegen Sie sich, wo es in den Abläufen immer wieder zu heißen oder kalten Konflikten kommt (z.B. Flaschenhals bei Entscheidungsfindung, fehlende Nachvollziehbarkeit, usw) und zeichnen Sie bei den Meetings und Arbeitsstationen jeweils ein “Bömbchen” ein, wo ein Konflikt besteht.
Erstellen Sie nun eine Liste mit allen Tools, die Sie in den vorangehenden Schritten gefunden haben.
Für jedes Tool schreiben Sie auf, welche Informationen und in welcher Form diese abgelegt sind.
Notieren Sie, ob bestimmte Vorlagen verwendet werden.
Skizzieren Sie für jedes Tool die grobe Aufbau-Struktur der Inhalte im Tool, z.B. in Confluence eine Bereichs-Startseite mit vordefinierten Unterseiten, die für jeden Bereich gleich angewendet werden.
Wichtig: Die Erarbeitung von oben muss nicht 100% richtig sein (80% genügen). Es müssen auch nicht alle Beteiligten mit allen Inputs einverstanden sein (z.B. bei Konflikten); lieber mehr visualisieren und später klären, als bereits jetzt mit Scheuklappen unterwegs sein.
Herzliche Gratulation, Sie haben den IST-Zustand erfasst!
Das Ziel-Bild erstellen: Ihre zukünftige Kollaborationsarchitektur
Ihre zukünftige Kollaborationsarchitektur soll die Zusammenarbeit vereinfachen, d.h. im Grundsatz:
weniger Tools und damit weniger Kontext-Wechsel
schlankere Abläufe
mehr Vereinheitlichung und Standardisierung. Dies erhöht die Orientierung.
Nehmen Sie nun die FlipCharts und Listen der IST-Situation zur Hand.
Besprechen Sie alle Konflikte (“Bömbchen”) und suchen Sie Lösungen dafür. Daraus resultieren evtl. neue resp. weniger Rollen, Zuständigkeiten und Meetings.
Zeichnen Sie die neuen Arbeitsabläufe auf.
Da, wo mehrere Tools denselben Zweck erfüllen – z.B. dieselben Inhalte verwalten – streichen Sie alle bis auf das bestgenutzte Tool. Kriterien fürs Streichen:
Datenschutz-Vorschriften
Compliance
Integration mit anderen Tools
Benutzerakzeptanz
Ergänzen Sie die Tools um neu benötigte Applikationen. Aktuell werden in Organisationen normalerweise die folgenden Tools mit absteigender Priorität eingesetzt:
E-Mail inkl. Kalender, Kontakte, usw.
Laufwerke/Shares
Wiki/Sharepoint
Aufgaben- und Projektmanagement
Intranet
Chat-Lösung
Help-Desk
Überlegen Sie, wo es Sinn macht, mit Vorlagen zu arbeiten. Ergänzen Sie die bestehende Vorlagen-Liste.
Definieren Sie für alle verbleibenden Tools eine einheitliche Aufbaustruktur mit den entsprechenden Inhalten pro Element. Beispiel Confluence: Erstellen Sie pro Nutzungstyp eine Bereichs-Vorlage mit standardisierter Startseite und standardisierten Unterseiten, z.B.
Startseite mit folgenden Unterseiten:
Klären Sie die von den Benutzern benötigten Berechtigungen in den Tools und halten Sie diese in einem Berechtigungskonzept fest.
Definieren Sie die Strategie zum zukünftigen Tool-Einsatz. Z.B.: “Wir verwenden nur intern betriebene Tools.”
Erstellen Sie eine kurze und knackige Übersicht zu den neuen Prozesse, der Strategie, den verwendeten Tools und deren Inhalte, Vorlagen und Aufbaustruktur.
Verteilen Sie diese Übersicht an alle beteiligten Mitarbeitenden und stellen Sie sicher, dass diese “ihre” Zukunft verstanden haben.
Erarbeiten Sie evtl. zusätzlich benötigte Abläufe wie ein Redaktionskonzept fürs Intranet.
Puuh, Sie haben es geschafft: Die neue Kollaborationsarchitektur steht! Nun geht es darum, diese umzusetzen und ihr Leben einzuhauchen.
Die Umstellung ist als Projekt zu planen und durchzuführen. Führen Sie parallel zur technischen Umsetzung Trainings und Schulungen mit den betroffenen Mitarbeitenden durch und holen Sie Feedback ab.
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