Digital Workplace / Home-Office; Wie verteilte Zusammenarbeit gut funktioniert und wie nicht.

Eines vorweg: Ja, ich weiß, es schreiben zur Zeit alle über den “Digital Workplace” und die Zusammenarbeit aus dem Home-Office heraus. Schließlich ist das gerade DAS Trend-Thema bedingt durch die Corona-Krise. Und viele Organisationen haben gemerkt, dass sie in diesem Bereich viel aufzuholen haben. Und viele Consulting-Firmen stehen in den Startlöchern, um ihre digitalen Lösungen an den Mann und die Frau zu bringen. Uns geht es nicht anders. Und doch finde ich, das Thema wird zu stark technisch-lastig angegangen. So gemäß: “Kauf dir die Lösung XY für dein Unternehmen und alle arbeiten dann effizient, munter und fröhlich (genau gleich wie zuvor weiter) zusammen! ”Daher geht es in diesem Blog-Beitrag zwar um die digitale Technik – aber vor allem auch um die “menschlichen” Aspekte. Was bringt uns Menschen dazu, dass wir gut und gerne digital zusammenarbeiten? Was funktioniert? Was erleichtert die Kommunikation aus dem Home-Office heraus? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit wir effizient zusammenarbeiten können?

Im Mai und Juni 2020 haben wir bei unseren Kunden kurze telefonische Umfragen durchgeführt. Nebst den Punkten zu Tool-Einsatz und Feedback zur Zusammenarbeit mit Zuara war auch das gerade neu verordnete Home-Office-Arbeiten ein großes Thema. Zusammengefasst sind – auch bedingt durch die “plötzliche” Heimarbeit – folgende Punkte aufgefallen und ins Zentrum der Wahrnehmung gerückt:

• Zu viele Tools resp. ein Tool-Salat: Die Mitarbeitenden müssen sich in ihren Organisationen mit zu vielen Tools herumschlagen und oft die Applikation wechseln. Für jeden Anwendungsfall gibt es eine spezialisierte Lösung, die als Silo mit den anderen Inhalten nicht integriert ist. Es ist unklar, wo welche Informationen abgelegt sind. Im Home-Office fehlt der Kollege/die Kollegin gleich nebenan, um schneller zum Ziel zu kommen.

• Remote-Meetings (z.B. in MS Teams) machen müde, weil ich von meinen Gesprächspartnern nur einen Teil wahrnehme und den Rest kognitiv kompensieren muss.

• Fehlende einfache Visualisierungsmöglichkeiten: Es steht kein Flip-Chart mehr bereit, das man gemeinsam bemalen kann, z.B. für Retrospektiven oder Workshop-Visualisierungen.

• Es fehlt an Wissen zu den Tools: Evtl. könnten die verwendeten Applikationen ja eine Lösung (für ein Problem für die Punkte von oben) bieten. Die Lösung ist aber nicht bekannt.

Aber natürlich gibt es auch positive Aspekte

• Konzentrierteres Arbeiten: Ich werde nicht immer von meinen Arbeitskollegen und Kolleginnen gestört.

• In Meetings mehr Konzentration auf die Sache: Ohne Bild resp. ohne Vor-Ort-Wahrnehmung im selben Raum kann man direkter sein und Konflikte können sachlicher besprochen werden. Dies könnte daher kommen, dass der Anspruch an emotionale Nähe und Empathie bei allen Beteiligten generell niedriger ist, weil ein Remote-Meeting einen ja sowieso schon einschränkt bei der Wahrnehmung und Non-Verbales fehlt.

Anhand der Aussagen von oben stelle ich fest, dass die “richtigen” Tools im Home-Office massiv an Stellenwert gewinnen. Meine Erfahrung aus vielen Projekten hat mir bisher hauptsächlich folgendes Verhältnis aufgezeigt: Wenn ein Team effizient und engagiert zusammenarbeitet, machen 2/3 der Faktor Mensch (Team-Klima, Kommunikation, Motivation, Entscheidungsfindung und und Konfliktlösung) aus und nur 1/3 das technische Tooling. Mit anderen Worten: Auch Teams mit schlechter Infrastruktur können performen! Bei der verteilten Zusammenarbeit verschiebt sich diese Gewichtung viel stärker zu den Tools, weil sie überhaupt erst die Basis zur Kommunikation und damit zur Zusammenarbeit schaffen.

Gute Tools

Tools sind dann gut, wenn sie die folgenden Punkte ermöglichen:

Einfache Bedienung und hohe Usability:

Es ist angenehm und simpel mit dem Tool zu arbeiten.

Wenig bis keine Kontext-Wechsel/Integration:

In der Applikation, in der ich mich gerade befinde, sehe ich alle relevanten Informationen zu meinem aktuellen Thema. Informationen aus anderen Tools und Informationskanälen werden mir direkt angezeigt. Falls ich die Applikation wechseln muss, kann ich dies über eine Verknüpfung machen und lande direkt am richtigen Ort.

Eine Sicht auf alles:

Für mich vorbereitete Cockpits und Dashboards ziehen alle relevanten Informationen zusammen und bereiten diese visuell auf. So sehe ich z.B. als Projektleiter den Fortschritt meines Projektes und alle “problematischen” Arbeitspakete direkt an einem Ort. Gleichzeitig sehe ich wichtige Mail-Nachrichten zum meinem Projekt. Am Morgen trinke ich meinen Kaffee und starte dann mit meinem Cockpit in den Tag.

Damit das funktioniert (und das Technische dazu lasse ich jetzt mal weg), muss aber zuerst geklärt werden, wo was ist und hingehört und welche Spielregeln gelten. Für ersteres erarbeiten wir eine Kollaborationsarchitektur.

Kollaborationsarchitektur

Eine Kollaborationsarchitektur klärt die folgenden Themen:

• Zusammenarbeitsprozesse (Rollen, Meetings, Zuständigkeiten)

• Informations-, Entscheidungs- und Konfliktlösungs-Flüsse

• Wo werden welche Informationen abgelegt? Können bestimmte Gefäße und Tools weggelassen werden (Reduktion)?

• Wie werden die Tools eingesetzt (Zweck) und integriert

• Informationsarchitektur (struktureller Aufbau, Projekt-Levels, Team-Bereiche, Inhaltstypen, usw.)

• Informations-Vorlagen (z.B. organisationsspezifische Seitenvorlagen für Besprechungen)

• Berechtigungskonzept

• Redaktionskonzept für Intranet/News (Rollen, Zuständigkeiten)

• Nomenklatur und Kategorisierung von Inhalten

• Strategie zur zukünftigen Integration/Reduktion von Tools.

Damit wird der Tool-Salat zuerst einmal durchgewaschen und gereinigt. Allen soll klar sein, wo welche Inhalte “leben” und bearbeitet/abgefragt werden. Im Idealfall können beim Erarbeiten der Kollaborationsarchitektur auch gleich überflüssige Tools entfernt werden. Mit dieser “Klarheit” ist ein Hauptziel erreicht: Die Mitarbeitenden können sich orientieren und sind schneller beim gesuchten Inhalt.

Spielregeln

“Kann ich meinem Chef eine Aufgabe zuteilen und setzt er diese dann auch um?” Ein zweiter wichtige menschlicher Aspekt sind die Spielregeln.

Sie definieren das Wie des Zusammenarbeitens. Im Grundsatz geht es um die Frage: “Was kann ich als Mitarbeitender erwarten?” Es geht also im Großen darum, den Informationsaustausch, die Entscheidungsfindungen und die Konfliktlösungs-Prozesse zu definieren und dass alle diese akzeptieren und umsetzen. Im Kleinen geht es um ganz alltägliche Themen wie: “Kann ich meinem Chef eine Aufgabe zuteilen und setzt er diese dann auch um?” Was passiert mit Aufgaben, die ich erhalte, aber nicht termingerecht umsetzen kann? Usw. Hier ein paar wichtige Punkte (Tool-bezogen):

Zusammenarbeitsregeln Beispiele (Zuara AG)

.pdf

Download PDF • 76KB

Tipps zum virtuellen Treffen und in der Remote-Zusammenarbeit

Ein dritter wichtige Aspekt sind die virtuellen Meetings: Trifft sich ein Team im virtuellen Raum, stehen Ton und Video zur Verfügung. Und doch ist der Austausch erschwert, weil wir unsere Mitmenschen nicht mehr mit allen Sinnen wahrnehmen und die Kommunikation über Video/Ton reduziert wird. Es fehlt z.B. der Überblick über alle Teilnehmenden im Raum und wir nehmen auch nonverbale Zeichen viel schlechter wahr. Konflikte und Missverständnisse können viel schneller entstehen. Daher gibt es ein paar Tipps zu beachten:

• Bestimmen Sie einen Moderator, der das Gespräch leitet und auch die Zeit im Griff hat. Wenn der Moderator spricht, müssen andere pausieren.

• Sprechen Sie laut und deutlich.

• Nutzen Sie – falls möglich – Ton UND Video. Je besser die Ausrüstung, desto einfacher (z.B. ein Noise-Cancelling Mikrofon einsetzen)

• Nutzen Sie das „Rephrasing“, nachdem eine andere Person etwas mitgeteilt hat. D.h. auf den Input eines anderen Teilnehmers antworten Sie mit: „Ich habe folgendes verstanden: …. Stimmt das?“

• Halten Sie die wichtigen Informationen und Entscheidungen schriftlich fest (z.B. in Confluence als Sitzungsnotiz)

Und generell gilt nebst den eigentlichen Treffen: Seien Sie erreichbar und antworten Sie rasch. Sie müssen nicht gleich die Lösung liefern, aber bestätigen, dass Sie die Information und evtl. Aufgabe erhalten haben und bis wann Sie das Ergebnis liefern. Wollen Sie selbst von anderen eine Aufgabe erledigt haben bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, geben Sie jeweils ein Wunschdatum an.

Fazit

Im Digitalen Arbeitsplatz tragen die eingesetzten Tools essentiell zur guten Zusammenarbeit bei. Genauso wichtig sind aber klare Strukturen und Prozesse und definierte Spielregeln. Die obigen Abschnitte beleuchten, wie verteilte Zusammenarbeit gut funktioniert, indem sie die dafür wesentlichsten Faktoren aufführen. Der Titel des Blog-Beitrags lautet aber korrekterweise: “Digital Workplace/Home-Office – wie verteilte Zusammenarbeit gut funktioniert und wie nicht”. Für das “… und wie nicht” lassen Sie am Besten einfach alle Tipps von oben unbeachtet und löschen bereits vorhandene Elemente, die Klarheit schaffen ;). Nein, Spaß beiseite: Ich wünsche Ihnen viel Muße beim In-die-Tat-umsetzen meiner Vorschläge und freue mich über Feedback!

Haben Sie Fragen oder Anregungen zum diesem Blog-Beitrag? Dürfen wir Sie unterstützen? Schreiben Sie uns auf hallo@zuara.ch oder rufen Sie uns an: 031 302 60 00.