5 Zeitdiebe im Arbeitsalltag
Wir alle kennen es:
Wir nehmen uns vor, dies oder jenes an einem Tag, in einer Woche oder innerhalb eines bestimmten Monats zu erreichen, machen eine Planung, und trotzdem kommt alles anders. Wir erreichen unsere gesteckten Ziele nicht. Wie kommt es dazu?
Forscher haben herausgefunden, dass Menschen dazu tendieren, den Aufwand von Arbeiten zu unterschätzen. Sie haben Versuchspersonen aufgefordert eine Schätzung für eine bestimmtes Arbeitspaket abzugeben und dabei mehrere Szenarien separat zu schätzen (Best Case, Average Case, Worst Case). Das Ergebnis: Die Schätzungen für Best Case und Average Case sind beinahe identisch. Wir nehmen also für den durchschnittlichen Fall an, dass es gleichzeitig der beste Fall ist. Keine Unterbrechungen, keine Hindernisse, keine Fehleinschätzungen, keine unproduktive Zeit, Fehler oder zusätzlichen Arbeiten.
5 Möglichkeiten, wo diese Zeit, die wir nicht in unsere Schätzungen einbeziehen, verloren gehen kann und mögliche Lösungen werden in dem vorliegenden Blog thematisiert. Am Schluss werden noch technische Lösungen mit der Projektmanagement und Issue-Tracking Software JIRA© aufgezeigt, mit denen unsere Bemühungen nach mehr Produktivität unterstützt werden können. JIRA© wurde von der Tech-Firma Atlassian entwickelt und ermöglicht es, Arbeiten in Form von Tickets zu erfassen und nachzuverfolgen. In JIRA© sehen sie zum Beispiel, welche Arbeiten noch offen sind, bis wann diese fertiggestellt sein müssen, wer an was arbeitet und was der Status der Arbeiten ist.
1. Zu viele Arbeiten gleichzeitig (Work in Progress)
Das Problem Ein ganz normaler Arbeitsalltag: Eine Kollege fragt uns: “Kannst du du noch kurz xy…”. Schon haben wir uns zusätzliche Arbeit aufgeladen. Oft geht es halt doch nicht so schnell, wie wir uns gedacht haben. und unsere angefangenen Arbeiten bleiben liegen. Bis zu 20 Minuten kann es dauern, bis wir uns nach einer Unterbrechung wieder voll auf die vorherige Arbeit konzentrieren können. Context switching ist ressourcenintensiv und stiehlt uns somit Zeit.
Konsequenzen Die Qualität leidet. Wir können uns auf keine Arbeit richtig konzentrieren und schaffen es somit auch nicht, zu guten Lösungen zu kommen, die eine intensive und konzentrierte Auseinandersetzung mit der Materie erfordern. Ein weiteres Problem: Die Kunden warten länger. Je mehr wir gleichzeitig tun, desto länger haben wir, einen bestimmten Task abzuschließen. Somit haben wir keinen Wert ausgeliefert. Folgende Analogie dazu: Eine Brücke, die halbfertig ist, stiftet überhaupt keinen Nutzen, auch wenn die Erstellung bereits sehr teuer war.
Mögliche Lösungen
Nein sagen, zu anderen, besonders aber auch zu uns selbst. Hierbei ist es wichtig, Alternativen anzubieten. “Nein, jetzt gerade nicht, aber heute Nachmittag habe ich Zeit.” Klar kommunizieren, bis wann eine Arbeit erledigt / eine Anfrage beantwortet werden kann.
Weiterhin kann man sich dedizierte Zeitfenster für bestimmte Tätigkeiten freihalten, z.B. immer jeweils Morgens und Mittags die Mails zu checken oder dringende Anfragen zu beantworten. Somit haben wir nicht das Gefühl, die Außenwelt komplett zu ignorieren, sondern schränken unsere Erreichbarkeit einfach etwas ein.
Ablenkungen vermeiden und bewusst Pausen machen, um die Konzentration zu fördern. Statt die Mails oder das Smartphone zu checken, etwas komplett anderes tun. Studien haben ergeben, dass die produktivsten 10 % der Mitarbeiter durchschnittlich jeweils 52 Minuten arbeiten, und sich dann 17 Minuten mit etwas komplett anderem beschäftigen.
Mit Work in Progress Limits arbeiten (WIP Limits), d.h. ein Maximum setzen, wie viele Tasks gleichzeitig in Arbeit sein dürfen. Auf einem JIRA© Kanban Board kann das dann auch visuell sichtbar gemacht werden (siehe dazu auch technische Lösungen).
2. Unbekannte Abhängigkeiten
Das Problem
Teammitglieder, die im Besitz von kritischen Informationen sind, sind abwesend oder wir erhalten die Informationen, die wir benötigen, nicht. Wenn das Gesamtbild fehlt, kann auch keine akkurate Schätzung des Aufwands gemacht werden. Wenn ich etwas von einer Person benötige, kann es einige Tage dauern, bis diese mir eine Antwort geben kann. Somit bin ich möglicherweise blockiert und muss warten, bis ich die benötigten Informationen erhalte.
Konsequenzen
Jede ungeklärte Abhängigkeit verdoppelt die Chance, dass ein Produkt oder Arbeitspaket verzögert wird. Ebenfalls können wir nicht genau einschätzen, wie groß ein Arbeitspaket ist, wenn uns kritische Informationen fehlen.
Mögliche Lösungen
Sich 15 Minuten pro Tag zu einem sogenannten Daily-Standup Meeting treffen, in dem jedes Teammitglied kurz seine Kolleg/innen über die folgenden Punkte informiert:
Was habe ich gestern gemacht?
Was werde ich heute machen?
Welche Hindernisse habe ich, die meinen Fortschritt behindern?
Sich Abhängigkeiten von externen Stellen oder Kolleg/innen in einem Projekt früh bewusst machen und so bald als möglich auflösen. Niemand hat es gerne, wenn er oder sie mit etwas Dringendem unterbrochen wird. Je früher wir kommunizieren, dass wir etwas von jemandem benötigen, desto besser kann diese Person unser Anliegen bewusst einplanen.
3. Ungeplante Arbeit
Das Problem
Arbeit, von der wir wissen, dass wir sie machen müssen, aber nicht, wann wir sie machen werden.
Konsequenzen
Ungeplante Arbeit erzeugt Stress. Da wir nicht genau wissen, wann wir dazu kommen werden, die Arbeit anzupacken, wird die Unvorhersehbarkeit der Fertigstellung erhöht.
Mögliche Lösungen
Arbeit mit einem Zieltermin versehen für den nächsten Block für einen bestimmten Tag einplanen.
Sich möglichst früh überlegen, was alles zu einem Arbeitspaket gehört, es in kleinere Pakete aufteilen und den Aufwand für die Unterpakete separat schätzen. Somit entsteht eine bessere Abschätzung des Gesamtaufwands.
4. Unklare Prioritäten
Das Problem
Möglicherweise beginnen wir einfach mit etwas Neuem, ohne uns zu Fragen, ob es jetzt gerade wirklich notwendig ist. Es gibt einfach einen Stapel von Arbeiten, der nie kleiner zu werden scheint.
Konsequenzen
Wir lassen uns ablenken, fangen andere Arbeiten an oder sind nicht motiviert, weil alles scheinbar die gleiche Priorität hat, gleichförmig erscheint.
Mögliche Lösungen
Arbeiten eindeutig priorisieren. Uns immer wieder die folgenden Fragen stellen: Wie wichtig ist dieses Arbeitspaket wirklich? Ist es nur zuletzt hereingekommen, aber nicht wirklich wichtig? Mache ich es nur, um mich von etwas anderem abzulenken (siehe auch vernachlässigte Arbeit)? Was sind die Konsequenzen, wenn ich es nicht (sofort) mache?
Was ist jetzt das Wichtigste?
Klar kommunizieren, was aktuell die höchste Priorität hat. Sich gut überlegen, was bis wann erledigt werden muss und warum. Gewisse Arbeiten, z.B. Marketingbemühungen brauchen eine gewisse Vorlaufzeit und müssen daher früher eingeplant werden.
5. Vernachlässigte Arbeit
Das Problem
Oft ertappe ich mich dabei, etwas zu machen, dass überhaupt nicht notwendig ist und dafür eine andere Arbeit zu vernachlässigen. Diese Projekte, die nicht die benötigte Aufmerksamkeit bekommen, werden zu Zombie-Projekten: halb tot und halb lebendig. Weiterhin passiert es auch immer wieder, dass ich etwas verpasse, weil ich es nicht mehr präsent habe, dass ich es machen muss.
Konsequenzen
Vernachlässigte Arbeiten, zum Beispiel Aufräum- oder Korrekturarbeiten oder technische Schulden können plötzlich zu einem Notfall werden und dann die aktuelle Arbeit behindern. Schlimmstenfalls benötigen sie dann sehr viel zusätzliche Zeit.
Mögliche Lösungen
Sich die Frage stellen: Was behindert mich, die vernachlässigte Arbeit fertigzustellen? Falls nötig, externe Hilfe holen und gemeinsam nach Lösungen suchen.
Teilziele setzen und Zwischenbelohnungen, um die Arbeit, die geschafft wurde, wertzuschätzen.
Anerkennen, dass Arbeit nicht immer Spaß machen muss, aber genau auch solche Blöcke mit Erholungsphasen und spaßigen Aktivitäten in den Tag einbauen.
Arbeit sichtbar machen, z.B. digital auf einem JIRA© Dashboard, das einem anzeigt, an welchen Tasks schon längere Zeit nicht mehr gearbeitet wurde.
Technische Lösungen mit JIRA©
Kanban Boards
Kanban ist eine Prozessoptimierungsmethode, die ursprünglich von der japanischen Autoindustrie entwickelt wurde. Ziel ist es, den Durchsatz bei einem hohen Grad an Unplanbarkeit zu erhöhen. Adaptiert auf Software-Entwicklungsteams sind sogenannte Kanban Boards entstanden, die helfen, den Fortschritt von angefangenen Arbeiten nachzuverfolgen. Heutzutage wird Kanban aber auch von vielen nicht-IT Firmen zur Erhöhung der Produktivität verwendet. Auf JIRA© Kanban Boards ist auf einen Blick in Spalten sichtbar, wer an was arbeitet, was die zu erledigenden Arbeiten sind und was deren Status ist.
Dashboards
Dashboards können den Mitarbeitern helfen, sich zu orientieren und zeigen auf, welche Arbeiten jetzt gerade anstehen oder welche Arbeitspakete erhöhte Aufmerksamkeit benötigen (z.B. weil sie schon lange nicht mehr aktualisiert wurden).
Quellen
Making Work Visible: Exposing Time Theft to Optimize Work & Flow. Dominica DeGrandis. 2017.
https://desktime.com/blog/17-52-ratio-most-productive-people/. Julia Gifford. Abgerufen am 10.07.2018
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