Gestalter für effektive Zusammenarbeit

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Feb 24, 2017 22:55, Sebastian Fiechter

Confluence ist auch ein Content Management System.

Genialer Werkzeugkasten:

Die Software Atlassian® Confluence® ist ein Wiki oder neudeutsch ein Social Collaboration Hub - also eine elektronische Plattform, auf der Menschen zusammenarbeiten, Inhalte und Wissen teilen, organisieren und diskutieren.

Confluence kann noch viel mehr. Als umfassender Werkzeugkasten für die verschiedensten Formen von Zusammenarbeit und Informationsverteilung zeigen wir in diesem Artikel, wie Confluence ergänzend zu den Kollaborations-Werkzeugen als Content Management System (CMS) eingesetzt werden kann. Beide Welten werden optimal miteinander verbunden.

Was ist überhaupt ein CMS?

Aber wie definiert sich überhaupt ein CMS? Eine Google-Suche zur Definition ergibt die verschiedensten Resultate. Für die weiteren Betrachtungen in diesem Artikel bestimmen wir deshalb die folgenden Grundlagen:

  • Inhaltspflege: Inhalte werden gemeinschaftlich erstellt, bearbeitet und organisiert.
  • Bearbeitungsmedium: Als Bearbeitungsmedium wird ein System verwendet, das zentral und gleichzeitig für alle Beteiligten von überall her verfügbar ist. Meist kommen daher Websites als Bearbeitungsmedium zum Zug.
  • Gestaltung: Die Darstellung der Inhalte kann vollständig auf das Corporate Image (CI) und Corporate Design (CD) angepasst werden. Die Inhalte werden auf verschiedenen Bildschirmgrössen optimal dargestellt (Responsiveness). Eine öffentliche Website zur Präsentation eines Unternehmens hat andere Gestaltungsvorgaben als ein Intranet.
  • Workflowmanagement: Inhalte unterliegen einem Freigabeprozess, bevor sie öffentlich zugänglich sind. Inhalt werden versionisiert.
  • Benutzer- und Zugriffsverwaltung: Die beteiligten Personen bekleiden unterschiedliche Rollen (Editor, Publisher, Besucher usw.) und haben unterschiedliche Berechtigungen.
  • Vernetzung: Das System bietet Import- und Exportschnittstellen. Umliegende Systeme sowie Social Media können eingebunden werden.
  • Analytics und Auffindbarkeit: Die Benutzung und Interaktionen mit dem CMS können ausgewertet werden. Das CMS bietet eine gute Suche und erlaubt die Optimierung der Inhalte für externe Suchmaschinen (Search Engine Optimization (SEO)).

Inhaltspflege und Bearbeitungsmedium

Als Collaboration-Plattform erfüllt Confluence die gestellten Anforderungen an die gemeinschaftliche Bewirtschaftung und Organisation von Daten spielend. Bearbeitet werden die Daten als Websites, wobei Dateien mittels Drag & Drop einfach in die Inhalte integriert werden können. Besonders hervorzuheben ist, dass Confluence mit sehr grossen Dateien umgehen kann. So haben wir die Arbeit mit Dateien grösser als 1.5 GB erfolgreich getestet.

Mehr Informationen zu den Confluence Features gibt's direkt auf der Atlassian Website: https://de.atlassian.com/ software/confluence/features

Gestaltung

Die Oberfläche von Confluence lässt sich anpassen (Logo, Farben, Strukturierungselemente). Diese Anpassungen erfolgen in einem relativ engen Korsett der vorgegebenen Designs. Mittels verfügbarer Add-ons kann das Design jedoch völlig neu gestaltet werden. So kann z.B. ein definierter Bereich innerhalb von Confluence als Webpräsenz mit einem komplett individualisierten Auftritt gestaltet oder auch ein unternehmensweites Intrant konsequent nach den Vorgaben des CI/CD umgesetzt werden. Sowohl die Confluence Basis-Version wie auch die Add-ons zeigen die Inhalte auch auf kleinen Displays (z.B. auf einem Handy) optimal responsive an.

Als Beispiel für ein Gestaltungs Add-on soll hier das Theme Press Plugin von Brikit vorgestellt werden (http://www.brikit.com/ display/products/Theme+Press). Die folgenden Bilder zeigen zwei Beispiele für ein komplettes Redesign:

Workflowmanagement

Von Haus aus bietet Confluence keine eigentlichen Workflowmanagement Tools, z.B. Freigabeprozesse für Inhalte. Allerdings besteht die Möglichkeit, Inhalte zu speichern, ohne dass andere diese sehen oder verändern können. Zudem werden sämtliche Änderungen an Inhalten und Dateien vollständig versionisiert, d.h. es ist jederzeit möglich, eine alte Version wieder hervorzuholen oder auch Versionen miteinander zu vergleichen.

 

Wer technisch gestützte Prozesse zu Redaktions- und Freigabeprozesse benötigt, setzt das Add-on Comala Workflows von Comalatech ein (https://wiki.comalatech.com/display/CW). Dieses Add-on erlaubt die Definition und Durchsetzung beliebiger Prozesse inkl. Berücksichtigung von Rollen und Berechtigungsmanagement.

Benutzer- und Zugriffsverwaltung

Benutzer und ihre Berechtigungen können entweder in Confluence direkt oder über ein externes System verwaltet werden (LDAP, Microsoft Active Directory, Atlassian Crowd, usw.). Das Berechtigungssystem ist einerseits einfach zu verwalten und andererseits sehr flexibel. So können z.B. beliebige Gruppen definiert werden, oder es gibt Berechtigungs-Vorlagen.

Der Zugriff externer anonymer Benutzer auf bestimmte Bereiche (z.B. für die Unternehmenswebsite) ist ebenso einfach wie die Einschränkung bestimmter Inhalten auf eine definierte Zielgruppe.

Vernetzung

Confluence bietet verschiedene Funktionen zum Teilen von Inhalten (Mail, Link, Social Media) und zum Im- und Export von Inhalten und Assets. Mit den übrigen Atlassian Applikationen wie z.B. JIRA® kann Confluence komplett integriert werden, u.a. um Projektreportings aus JIRA in Echtzeit in Confluence abzubilden, Listen und Status von JIRA Vorhaben in Confluence zu führen oder auch Confluence-Inhalt in JIRA abzubilden. Die technische REST-Schnittstelle von Confluence erlaubt die Integration mit beliebigen Applikationen.

Analytics und Auffindbarkeit

Confluence liefert eigene Statistiken zur Nutzung des Systems (Ansichten, Bearbeitungen, usw.): 

Wird das Add-on Brikit Theme-Press eingesetzt (siehe oben), kann Confluence mit Google Analytics verlinkt werden. Die Analysemöglichkeiten zum Nutzerverhalten - gerade auch bei externen Besuchern - werden damit zusätzlich ausgebaut. 

Um Confluence als Website in den Suchmaschinen-Rankings besser zu positionieren, wird Search Engine Optimization (SEO) eingesetzt. Für SEO tut das Add-on TechTeam Easy SEO (https://marketplace.atlassian.com/ plugins/org.techtime.confluence.plugins.seo/ server/overview) gute Dienste.

Die Confluence-interne Suche ist mit allen Wassern gewaschen. Es kann z.B. mit regulären Ausdrücken gesucht werden, nach Änderungsdatum, nach Inhalten eines Autors, nach ähnlichen Stichwörtern, usw. Die Suche erfolgt nicht nur auf den Website-Inhalten sondern auch in sämtlichen Anhängen. Insbesondere Office-Dokumente und PDFs werden volltext-indiziert.

 

Zusammenfassung

Confluence lässt sich sehr gut als CMS einsetzen, entweder also "nur" CMS oder in Verbindung mit Collaboration-Spaces. Besonders punkten die benutzerfreundliche Anwendung des Systems und die Flexibilität in der Konfiguration und den Einsatzszenarien. Um einen professionellen Auftritt zu erstellen werden jedoch - abhängig vom Einsatzszenario - verschiedene Add-ons benötigt. Deshalb folgt hier noch ein kurzes Rechenbeispiel zu den Lizenzkosten bei der Beschaffung mit allen oben erwähnten Erweiterungen und wenn Confluence auf eigenen Servern betrieben wird:

Anzahl Benutzer (nur Bearbeiter, Website-Besucher sind kostenlos)

Kosten* ($ exkl. MwSt.)

10

40

25

2380

50

4380

* Die Preise wurden am 15.7.2016 abgefragt, alle Angaben ohne Gewähr.

 

Wir beraten Sie gerne! +41 (0)31 302 60 00 oder hallo@zuara.ch

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