Kollaborations-Plattformen

„Kollaborations-Plattformen: Bei uns sind die Menschen im Zentrum“

Auf unseren Kollaborations-Plattformen stehen die Menschen im Zentrum. Gemeinsam definieren wir den Tool-Einsatz und legen fest, wo welche Informationen hingehören. Wir integrieren alle Kommunikationskanäle und Tools. Dazu gehören Wikis, Intranet, Aufgaben- und Projekt-Management, Chat und Help-Desk-Lösungen. Wir erstellen Cockpits und Dashboards und unterstützen so für jede Person ihre zentrale Sicht auf anstehende Aufgaben. Wir definieren Zusammenarbeitsregeln für eine klare und zielführende Kommunikation. Und nicht zuletzt: Unsere Tools machen Spass und sind gleichzeitig extrem flexibel.

„Als Knowledge Worker verbringen wir jedes Jahr 3 Monate unserer Arbeitszeit mit nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten wie das Suchen, Ablegen oder Erstellen von bereits existierenden Informationen.“

Dieser Satz oben gilt nur für digitale Arbeitsplätze, deren Informations-Kanäle nicht miteinander integriert sind. Das bedeuetet z.B. die Nutzung einer Dateiablage und E-Mail-Kommunikation. Bedingt durch den Medienbruch müssen Informationen aufwändig zusammengesucht und aufbereitet werden.

Mit unseren Kollaborations-Plattformen (auch „Digital Collaboration Hubs“ genannt) fallen diese Hürden weg: die Arbeit wird effizienter und entspannter. Es gehen keine Informationen verloren. Inputs aus verschiedenen Kanälen erreichen die Bearbeiter in Echt-Zeit und können zeitnah verarbeitet werden. Die Tools verhindern, dass Termine vergessen gehen und unterstützen bei der Erreichung wichtiger Meilensteine.

Eine Kollaborations-Plattform…

  • integriert die verschiedenen Informations-Kanäle
  • ermöglicht schnelles Finden und Teilen von relevanten Informationen im Team und in der ganzen Organisation
  • schafft klare Strukturen, so dass Mitarbeitende wissen, wo welche Informationen zu finden sind
    • Ablage und Austausch von Informationen (auch Mobile)
    • Aufgaben- und Projektmanagement
    • effiziente Arbeitsabläufe (Tool-gestützt)
    • rasche Entscheidungsfindung durch geeignete Vorlagen
    • Nachvollziehbarkeit
    • die Möglichkeit vom Wissen anderer zu profitieren und Ideen zu generieren
    • Lernumgebungen, z.B. für neue Arbeitsprozesse

Wir setzen Atlassian    als Basis für unsere Kollaborations-Plattformen ein. Confluence sticht durch seine einfache Bedienung und seine leistungsfähige Suche hervor. Benutzer sind rasch eingearbeitet und bedienen das System intuitiv. Die Kollaborations-Plattform wird durch die Mitarbeitenden intensiv genutzt und erhöht deren Zufriedenheit.

Unsere Lösungen haben verschiedene Ausprägungen, z.B.

  • Intranet gestaltet nach den CI/CD-Vorgaben, mehrsprachig, für Mobile optimiert
  • Intranet mit Kollaborationsfunktionen (Personalisierte Inhalte/Cockpit, Info-Bereiche und Team-Work-Spaces, Activity-Streams, Micro-Blogs, Interaktionsmöglichkeiten für alle Nutzer)
  • Wiki als Knowledge-Base, ergänzt um Experten-System (Fragen und Antworten durch die Mitarbeitenden)
  • Chat-Integration mit Microsoft Teams oder Slack (Logos einfügen), um Frage-Antwort-Zeiten zu verkürzen
  • Ideation-Plattform zum Sammeln, Bewerten und Verfolgen von Mitarbeiterideen
  • Intranet integriert mit Help-Desk, um Mitarbeiter-Anliegen schnell und einfach bearbeitet werden können

 

Unsere Kollaborations-Plattformen bieten ausserdem Funktionen, um Arbeitsprozesse zu verwalten und individuell je nach Anforderungen frei zu gestalten. Inhalte können durch Volltextindizierung und automatische Verstichwortung intelligent verwaltet und schnell aufgefunden werden. Last but not least können die Dokumente von überall her abgefragt und in eine Vielzahl von Applikationen integriert werden. Zudem bietet Atlassian ausgereifte Mobile-Apps, um auch unterwegs auf Inhalte zuzugreifen und mit den anderen Teammitgliedern in Kontakt zu bleiben.

Die Umsetzung einer solchen Lösung beinhaltet die folgenden Punkte

  • Definition Kollaborations- und Informationsarchitektur
  • Bei Intranets: Redaktionskonzept
  • Umsetzung der Lösung inkl. technischen Erweiterungen und Integrationen z.B. ins Projektmanagement mit JIRA
  • Konfiguration von Cockpits und Dashboards
  • Erarbeitung Zusammenarbeitsregeln (Netiquette) und der Prozesse für Mitarbeitende
  • Schulungen für Administratoren, Redaktoren und Mitarbeitende
  • Projektl- und Change-Leitung des Einführungsprojektes

 

„Zu viele isolierte Tools sind ineffizient. Mit unseren Kollaborations-Plattformen machen wir dem Tool-Salat den Garaus!“

Ihr Experte auf diesem Gebiet

Kevin Suter

Consultant / Partner

kevin.suter@zuara.ch

Direkt: +41 79 307 60 01

      

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