Projekt- und Change-Realisierung: Erfolgreiche Projekte nehmen die Menschen mit auf den Weg.

Zuara übernimmt bei Bedarf nicht nur die technische Realisierung Ihrer Lösung sondern auch die Projektleitung. Und wir wissen, dass neue Tools zu vielen Veränderungen bei den Mitarbeitenden führen können. Deshalb bieten wir Begleitung und Unterstützung bei der Durchführung dieser Change-Prozesse an.

Agile Projektführung mit kurzen Iterationen (Scrum)

Damit alle Parteien jederzeit über den Projektstand informiert sind und falls nötig auf geänderte Rahmenbedingungen reagieren können, implementieren wir für Projektplanung und -tracking ein Scrum-Projekt mit 2-Wochen-Iterationen.

Hierzu wird im Jira ein neues Jira-Board eröffnet und direkt durch alle Projektbeteiligten bewirtschaftet. Die initiale Erfassung aller Aufgaben erfolgt durch Zuara (=Project-Lead) gemäss den geplanten Arbeitspaketen. Damit sind bereits zum Zeitpunkt des Projektstarts alle offerierten Leistungen und Aufwände ersichtlich (Projekt-Backlog). Werden diese Leistungen nicht verändert, garantiert Zuara die Einhaltung der Leistungen.

Burndown für das Tracking des Fortschritts

Change-Management im Projekt

Kommen neue Arbeitspakete hinzu oder werden bestehende abgeändert oder entfernt, erfolgt jeweils bei der Planung des neuen Sprints eine Aktualisierung aller verbleibenden Aufwandschätzungen und eine Repriorisierung der Arbeitspakete. Der Kunde kann damit jederzeit die Arbeitspakete und deren Priorisierung im Rahmen des offerierten Gesamtaufwandes (minus bereits abgeschlossener Arbeitspakete) anpassen. Niedrig priorisierte Arbeitspakete, die den offerierten Gesamtaufwand überziehen, fallen unter die „rote Linie“, d.h. sie können mit den vorhandenen Mitteln nicht umgesetzt werden. Soll dies doch geschehen, wird im Rahmen eines Change Requests eine Erhöhung des Kostendachs durch beide Parteien beantragt.

„Rote Linie“ (hier gelb hinterlegt)

Am Sprint Planungsmeeting nimmt mindestens ein Vertreter beider Parteien teil. Mit dem Abschluss des Meetings und damit dem Start des nächsten Sprints sind sowohl das Projekt-Backlog wie auch das Sprint-Backlog durch beide Parteien akzeptiert und freigegeben. Damit erreichen wir einen schlanken und effizienten Change-Prozess.
Können Termine seitens Kunde nicht eingehalten werden (z. B. Schulungen oder Kundenergebnisse), hat dies keine unmittelbare Kostenfolge. Beide Parteien suchen gemeinsam neue Termine, wobei auf die jeweilige Ressourcen-Situation Rücksicht genommen wird.

Neue Tools führen zu neuen Zusammenarbeitsformen – Beteiligen wir die Mitarbeitenden auf dem Weg zum Ziel!

Mit der Einführung neuer Tools kann Unsicherheit und Widerstand entstehen. Nicht selten verändern sich Rollen und Zuständigkeiten. Die Performance der Organisation kann drastisch sinken. Deshalb unterstützen wir Sie im Change-Prozess oder übernehmen dessen komplette Leitung. Dabei geht es uns darum, dass dieser Change auch wirklich zum Erfolg wird und Sie für die Zukunft gerüstet sind. Betroffene werden zu Beteiligten und bestimmen den Weg zum Ziel massgebend mit. Wir nehmen Sie mit in eine Kultur der agilen und gemeinsamen Zusammenarbeit – sowohl auf organisationaler wie auch auf technischer Ebene.

Wir setzen den Change-Prozess mit den Alltags-Tools der Mitarbeitenden um.

Die Lean Change Actions als ganz „normale“ Teamtasks

Unsere Vorgehensweise

Wir planen und führen Veränderungsprozesse für und mit Organisationen durch, indem wir einen Co-Creation-Prozess anwenden. Jedes Unternehmen ist individuell, so auch der Change-Kontext. Für Change-Prozesse setzen wir die Lean Change Methode ein in Kombination mit John P. Kotters „Leading Change“-Grundsätzen und setzen diese auch gleich mit den Alltags-Tools der Mitarbeitenden ein. Unsere Vorgehensweise beinhaltet zu Beginn die Erarbeitung des Zielbildes/der Vision und etabliert ein sauberes Stakeholder-Management. Wir arbeiten iterativ auf die Lösung hin. Veränderungen werden in Teilschritte aufgeteilt. Jeder Schritt wird evaluiert und bei Bedarf findet eine Zielanpassung statt. Dabei gehen wir ganzheitlich und lösungsfokussiert vor und beziehen alle Stakeholder ein (systemischer Ansatz). Wir coachen interne Change Agents, um Betroffene auf den neuen Tools auszubilden und kontinuierliche Verbesserungsprozesse zu etablieren und längerfristig weiterzuführen.

Lean Change Canvas: So startet ein Projekt…

Auch die Actions werden an den Retrospektiven besprochen und deren Erfolg ausgewertet

Change-Elemente

  • Analyse der aktuellen Arbeitsumgebungen (Prozesse, Rollen, Teams, Meetings usw.) mittels Interviews und Umfragen
  • Gemeinsam mit dem Auftraggeber Change-Vision und -Mission formulieren
  • Erarbeitung von Verbesserungshypothesen und Ziel-Maturitäts-Level aufgrund der Analyseergebnisse
  • Definition der (neuen) Rollen, Meetings, Team-Chartas und -Regeln und der verwendeten Tools
  • Arbeitsabläufe (Informations-, Entscheidungs- und Konfliktlösungsprozesse) und Informationsarchitektur designen
  • Moderation von Workshops mit relevanten Stakeholdern
  • Unterstützung bei der Erarbeitung und Umsetzung des Kommunikationskonzepts
  • kontinuierliche Begleitung des Change-Prozesses mit Fokus auf Teams und Zusammenarbeitsprozesse:
    • Definieren von Team-Chartas, Leitbildern und Zusammenarbeitsregeln
    • Coaching von Einzelpersonen und Teams, Führungscoachings (Prozessbegleitung)
    • Begleitung und Mediation in Konfliktsituationen
    • Schulungen für Change Agents

Ihr Experte auf diesem Gebiet

Sebastian Fiechter

CEO / Consultant / Partner

sebastian.fiechter@zuara.ch

Direkt: +41 79 307 60 00

      

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