Effizientere Sitzungsgestaltung

18. Mai. 2021Best Practices, Collaboration, Effektivität, Teamwork

Wie viele Stunden haben Sie schon verschwendet mit unnötigen, nicht effizienten Sitzungen? Haben Sie sich auch schon gefragt, warum Sitzungen abgehalten und Entscheidungen getroffen werden, die sowieso nichts bringen?

Seit meinem Start in der Berufswelt habe ich viele schlechte Erfahrungen mit Sitzungen gemacht.

In Sitzungen hatte ich schon einige “Rollen”:

  • Der Sitzungsleiter
  • Der Vorantreibende
  • Der Gelangweilte
  • Der E-Maillesende
  • Der schweigende Besserwisser
  • Der schweigende Nichtschecker
  • Der sich Erholende

Es gibt verschiedene Techniken, wie man Sitzungen effizienter gestalten kann. Gerne teile ich mit Ihnen meine Tipps, die sich bewährt haben.

Analyse

Analysieren Sie in einem ersten Schritt, was für verschiedene Arten von Sitzungen Sie in Ihrem Unternehmen haben.

Bei uns teile ich die Sitzungen in 3 Arten ein:

  • Operative Meetings (Daily, Monatsmeetings, 2-Wochenplanungen, Weeklys)
  • Strategische Meetings (VR-Sitzungen, Jahreszielsitzungen, weitere strategische Planungssitzungen)
  • Kundenmeetings (Verkauf, Projektmeetings)

Durch die Einteilung der Sitzungen erhalten Sie einen guten Überblick und können nun weiter in die Tiefe gehen und Probleme im System finden.

In einem weiteren Schritt geht es darum zu entscheiden, ob auch wirklich noch jedes Meeting benötigt wird. Um diese Entscheidung treffen zu können, müssen mehrere Faktoren beachtet werden; Zweck, Wirkung und die Kosten (Zeit x Anzahl Teilnehmenden).

Ist man überzeugt, dass ein Meeting unbedingt beibehalten werden muss, aber die Wirkung nicht im ausgeglichenen Verhältnis zu den Kosten steht, kann man die Dauer, Regelmässigkeit oder die Anzahl der Teilnehmenden minimieren.

Planung

Planen Sie Ihre Meetings im Voraus in einer gewissen Regelmässigkeit beispielsweise täglich, wöchentlich, monatlich etc.

Wichtig ist die Dauer der einzelnen Meetings zu bestimmen.

Denken Sie daran, dass wenn Sie ein Meeting, welches länger als 1 Stunde dauert, Sie auch eine Pause einplanen müssen. 5 -10 min Pause reicht meistens schon, um die Konzentration der Teilnehmenden wieder zu erhöhen.

Vorbereitung

Wird ein Protokoll geführt, so ist es nötig auch eine entsprechende Vorlage für dieses Meeting vorzubereiten. Bei Confluence können Sie den Blueprint Meeting-Notes verwenden und diesen an Ihre Ansprüche für ein Meeting anpassen.

Zudem können Sie sich auch eine eigene Vorlage erstellen. Folgende Punkte sollten darin enthalten sein:

  • Was ist der Anlass für die Besprechung? Titel: (“Datum”- Wöchentliches Meeting zum Projekt XY)
  • Wer sind die Teilnehmenden?
  • Wer ist abwesend?
  • Wann findet die Besprechung statt?
  • Wie viel Zeit ist geplant? (13:00 – 14:00)
  • Wo findet die Besprechung statt? (Standort, Sitzungszimmer… etc.)
  • Agendapunkte inkl. Verantwortlichkeit
  • Aufgaben

Halten Sie sich daran, diese Vorlage frühzeitig zu erstellen und somit den Teilnehmenden die Möglichkeit zu bieten Agendapunkte zu erfassen.

Während der Sitzung werden keine neuen Agendapunkte aufgenommen. Dies scheint anfangs sehr unflexibel. Sie wollen die Effizienz der Sitzungen steigern, was auch bedeutet, dass sich jeder/jede auf ein Meeting vorbereitet und sich nicht erst im Meeting Gedanken über zu behandelnde Themen macht.

Durchführung

Sie haben nur eine beschränkte Zeit zur Verfügung, um alle Themen zu bearbeiten. Daher müssen in einem ersten Schritt gemeinsam mit den Teilnehmenden die eingetroffenen Traktanden priorisiert werden. Themen, die aus Zeitgründen nicht angesprochen werden konnten, werden ins nächste Meeting verschoben.

Bei der Bearbeitung der Agenda hat sich Folgendes bewährt.

  1. Der Erfasser eines Agendapunktes erklärt die Ausgangslage und das Problem was besteht.
  2. Der Erfasser bringt einen Lösungsvorschlag (zwingend notwendig)
  3. Die Teilnehmenden können Rückfragen stellen
  4. Eventuell wird Lösungsvorschlag überarbeitet/angepasst
  5. Jeder wird kurz aufgefordert sein Einverständnis zu geben.
  6. Weitere Schritte / Aufgaben werden definiert und zugeteilt

Schlussrunde (Erhaltung)

Jeder Teilnehmende erhält am Schluss die Möglichkeit in 1-2 Sätzen seine Meinung zur vergangenen Sitzung mitzuteilen. Diese Rückmeldung wird nicht gewertet und es wird auch nicht darüber diskutiert. Es geht darum kontinuierlich eine bessere Sitzungskultur zu schaffen. Sollten Spannungen entstehen, haben die betreffenden die Möglichkeit ein Traktandum in der nächsten Sitzung einzutragen.

Welche Rollen hatten Sie bereits in Sitzungen? Was sind Ihre Tipps? Was stört Sie an den Meetings? Sind Sie mit mir bei einigen Punkten vielleicht gar nicht einverstanden? Auf die Rückmeldungen bin ich sehr gespannt!

Schreiben Sie direkt einen Kommentar oder eine E-Mail an hallo@zuara.ch.

Der Autor:

Renato Furrer

renato.furrer@zuara.ch
Direkt: +41 79 889 51 55

     

 

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