Super-Dashboards und -Cockpits in Confluence und Jira

18. Feb. 2021Cloud, Cockpit, Confluence, Dashboard, Data Center, Jira

Im digitalen Alltag verwenden wir verschiedenste Tools. Da kann es schnell vorkommen, dass man die Übersicht verliert. Deshalb ist es eminent, dass Informationen aus unterschiedlichen Systemen zusammengezogen und passend aufbereitet werden. Wir benötigen also ein Cockpit, um unsere Aufgaben, Projekte, usw. zielgerichtet zu steuern, ähnlich einem Flugzeug-Cockpit, das alle wesentlichen Informationen für den Flug anzeigt und z.B. bei Problemen die Piloten mittels Warnungen und Hinweisen unterstützt.

In Jira und Confluence heissen diese Cockpits “Dashboards”. Sie dienen sowohl der gerade erwähnten laufenden Steuerung als auch dem Reporting, z.B. innerhalb eines Teams oder gegenüber dem Management. In Jira sind “Dashboards” Standard-Elemente, die über die Top-Navigation aufgerufen oder auch erstellt werden können. Diese Dashboards bestehen aus sog. “Gadgets”, die beliebig kombiniert werden können. In Confluence bestimmt man eine einzelne Confluence-Seite als “Dashboard” und arbeitet darauf mit “Makros”, die alle nötigen Informationen aufbereiten. In Jira Dashboards können auch Confluence-Seiten und Elemente eingebunden werden. In Confluence können auch Jira Gadgets eingebunden werden. Dazu weiter unten mehr.

Unterschiedliche Perspektiven / Sichten

Wichtig bei Dashboards ist, dass diese unterschiedliche Perspektiven abbilden sollten. Es bringt nichts, für Projektleiter dasselbe Dashboard anzubieten, wie für die Software-Entwickler im Team. Ein Projektleiter benötigt andere Insights (= Gesamtprojekt) als eine Software-Entwicklerin, die mit dem aktuellen Sprint beschäftigt ist. Allerdings empfiehlt sich, innerhalb einer Organisation Vorlagen-Dashboards anzubieten. Diese können dann von den einzelnen Teams und Rollen kopiert und allenfalls angepasst werden.

Grundsätzlich gilt:

  • 1 Mitarbeiter sollte alle nötigen Informationen für seine Rolle auf 1 (⚠️) Dashboard vorfinden. Es bringt wenig, für eine Person mehrere Dashboards anzulegen, so dass man sich die Gesamtsicht vor dem geistigen Auge oder auf einem Schreibblock zusammenstellen muss.
  • Pro Rolle sollte ein einheitliches Dashboard als Vorlage erstellt werden.
  • Anpassungen der Vorlage durch Mitarbeitende ist erwünscht – So wissen wir, dass sie sich mit den Informationen auseinandergesetzt haben und sich ihr Cockpit optimal einrichten. Piloten im Flugzeug richten sich ihr Cockpit ja auch auf ihre Bedürfnisse ein, um optimal fliegen zu können.

Allen Dashboards gemeinsam sind aber 3 konzeptionelle Bereiche:

  • Arbeits- und Lastverteilung
  • Team-Fortschritt (Performance) und anstehende Aufgaben
  • Problematische Aufgaben, z.B. wenn diese verzögert umgesetzt werden

Zusätzlich nehmen die persönlichen Aufgaben einen wichtigen Anteil ein.

Hier ein anonymisiertes Jira-Dashboard aus der Praxis:

Im Dashboard von oben wird mittels der Sprechblasen erklärt, welche Informationen abgebildet werden. Die Bereiche “Infoseite aus Confluence” und “Jira Aktivitätsstrom” befinden sich zwar in der Problem-Spalte, die Anordnung hier ist aber mehr der Gesamt-Sicht geschuldet (Zwinkern) 

Ich gehe nun auf 3 unterschiedliche Perspektiven resp. Rollen ein:

Perspektive Entwickler (Fokus: Daily Business, alles direkt ersichtlich, aggregiert evtl. mehrere Projekte)

Diese Rolle ist auf die aktuelle kurzfristige Iteration (hier Scrum Sprint) fokussiert. Sie will den Fortschritt kennen, Hoch-prioritäre Aufgaben nicht vergessen und auch sehen, welche Aufgaben noch niemand bearbeitet.

 

Perspektive Projektleiter (Fokus: Milestones, alles direkt ersichtlich, meist 1 Projekt)

Der Projektleiter interessiert sich für den Projektfortschritt und misst dies u.a. mit dem Gadget “Version Report“. Dieser Report zeigt eine Schätzung inkl. Szenarien zu den geplanten Meilenstein-Terminen. Zusätzlich will die Projektleiterin wissen, ob das Team überlastet ist (Created vs. Resolved Gadget) und wie weit Teil-Projekte fortgeschritten sind (hier als Komponenten abgebildet, oben rechts).

Perspektive Kunde (Fokus: Testing und Bug-Tracking, alles direkt ersichtlich, alles Issues, an denen der Kunde beteiligt ist)

Im Beispiel von oben ist ein Kunde mit Testing und Fehler-Erfassung involviert. U.a. sieht er rechts die Übersicht über alle Aufgaben, die er beobachtet.

Integration Confluence/Jira

In Jira können (aus einem verlinkten Confluence) Seiten oder auch der Activity-Stream angezeigt werden. So ist z.B. denkbar, dass ein Projektleiter eine Confluence-Seite mit News zum Projekt bewirtschaftet und diese Seite wird auf einem Jira-Dashboard angezeigt. Dazu wird das Confluence Gadget verwendet.

Der Confluence Activity Stream kann so verwendet werden: https://confluence.atlassian.com/display/GADGETS/All+Atlassian+Gadgets#AllAtlassianGadgets-ConfluenceActivityStream

In Confluence können alle Jira-Gadgets aus einem verlinkten Jira eingebunden werden. Hierzu öffnet man den Makro-Browser in Confluence und sucht nach Gadgets:

Zusätzliche lohnen sich die folgenden Confluence-Makros auf einem Confluence-Dashboard:

  • Unsere aktuellen Aufgaben: Aufgabenbericht
  • Blogstream = News aus den Bereichen: Blog-Einträge
  • persönliche Favoriten-Seiten: Favoritenseiten

Alternativ kann in Confluence auch gleich das ganze Jira-Dashboard eingebunden werden. Hierzu wird das Makro HTML Include verwendet.

Weitere Infos zu Confluence-Dashboards sind auch hier ersichtlich: https://www.zuara.ch/loesungen/wiki/

Tipps

  • Überlegen Sie gut, welche Informationen auf einem Dashboard wirklich aussagekräftig sind. Es bringt z.B. meist wenig, die Anzahl Aufgaben pro Mitarbeiter aufzulisten: Aufgaben können unterschiedlich gross sein. Daher ist Peter mit 20 Aufgaben nicht “besser” als Anna mit nur 10 Tasks.
  • Arbeiten Sie mit Farben: Jira-Gadgets können eine individuelle Rahmen-Farbe erhalten. Makros in Confluence können mit einem Panel-Makro umgeben werden, das z.B. die Rahmenfarbe oder die Hintergrundfarbe definiert.
  • Dashboards müssen in JIRA explizit freigegeben werden, damit andere Benutzer diese sehen können. Standardmässig ist ein Dashboard nur für den Ersteller sichtbar. Lediglich der Besitzer eines Dashboards ist berechtigt, dieses zu bearbeiten (der Besitzer kann von einem Administrator geändert werden). Sichtbare Dashboards können kopiert werden.
  • Um alle Auswertungsmöglichkeiten (Reports) von JIRA Software verwenden zu können, erstellen Sie immer ein Scrum-Board und kein KanBan-Board. Auch wenn Sie keine eigentlichen Sprints im Projekt haben, lohnt sich dieser Weg. Ein JIRA Sprint entspricht dann z.B. einer Version. Kanban Boards haben z.B. keinen Version-Report (siehe oben).

Weiterführende Dashboard-Tutorials

Die folgenden beiden Tutorials von Atlassian sind zwar schon etwas in die Tage gekommen, aber sie sind konzeptionell immer noch sehr wertvoll:

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Der Autor:

Sebastian Fiechter

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