Confluence als Innovationsplattform

3. Feb. 2021Add-on / App, Cloud, Confluence, continous-innovation, Data Center, Server

Confluence kann so erweitert werden, dass es Organisationen als Innovationsplattform dient. Alle Mitarbeitenden können neue Ideen zur Verbesserung von Angeboten oder internen Prozessen liefern. Diese Ideen werden aufbereitet, bewertet und priorisiert. Auch die Umsetzung soll transparent erfolgen, so dass alle Beteiligten wissen, was mit ihren Inputs geschieht und wo die allfällige Umsetzung gerade steckt. Dabei ist wichtig, dass sowohl für die Ideen-Lieferanten als später auch für die Umsetzenden diese neuen Innovationen teil des Arbeitsalltags sind, d.h. nebst dem gewöhnlichen Daily-Business mit seinen Aufgaben sollen auch neue Ideen ganz normal als Aufgaben wahrgenommen werden, d.h. sie müssen gleichbedeutend und in den gleichen Tools (Projektmanagement, Wiki, usw.) verwaltbar sein.

Anforderungen an eine Innovationsplattform

Zuerst machen wir jedoch einen Schritt zurück und listen wichtige Anforderungen an eine Innovationsplattform auf:

  • Die Innovationsplattform resp. das Tool dazu muss leicht zu nutzen sein.
  • Alle haben Zugriff und können sich beteiligen. Es geht auch darum, Transparenz innerhalb der Organisation für Innovationen zu schaffen.
  • Die Tools müssen integriert in andere Tools sein, z.B. ins Aufgabenmanagement in Jira oder Confluence.
  • Es müssen Brainstorming- und Diskussions-Möglichkeit vorhanden sein.
  • Auch Kunden-Feedback – z.B. bei neuen Angebots-Ideen – muss eingepflegt werden können.
  • Innovations-Ideen werden basierend auf Vorlagen für eine strukturierte und nachvollziehbare Erfassung festgehalten.
  • Innovations-Ideen sollen bewertet (Votes) und priorisieren werden.
  • Eine Innovations-Idee muss einen klaren Ablauf (Schritte) einhalten: Von der ersten Idee bis zur fertigen Umsetzung und Information der Betroffenen.
  • Die Innovatonsplattform muss eine Gesamtübersicht über alle Innovationen liefern, auch um zu vermeiden, dass dieselben Ideen mehrfach erfasst werden.

Abgrenzung: In diesem Artikel geht es um Innovationsprozesse allgemein in einer Organisation. Es geht nicht im Detail um „Design Thinking“ oder „Customer Personas“ (auch wenn dies mit den vorgestellten Tools durchaus umsetzbar ist).

Apps für Innovation

In den folgenden Zeilen stelle ich 3 Apps für Confluence kurz vor. Für Jira habe ich keine allgemeinen Innovations-Tools gefunden. Deshalb werden hier primär Confluence-Erweiterungen vorgestellt.

Ideation

Plattform: Confluence
✔️ Server / Datacenter
✔️ Cloud

Mit Ideation stärken Sie den Innovationsprozess innerhalb Ihrer Organisation. Lassen Sie Benutzer Gedanken teilen und neue Ideen vorschlagen.

 

  • Deckt alle Anforderungen von oben ab.
  • Mittels Rollen-Management können unterschiedliche Bearbeitungsrechte auf den Innovations-Ideen vergeben werden.
  • Es fehlen standardisierte Evaluationskriterien.

Team Collaboration Board for Confluence

Plattform: Confluence
❌ Server / Datacenter
✔️ Cloud

Visualisieren Sie Arbeitsabläufe, Meetings, Ideenfindung und Brainstorming am Whiteboard. Diese miro alternative App unterstützt Teamarbeit und Teaminnovation.

  • Setzt den Fokus auf Visualisierung, Boards und Post-Its.
  • In diesem Sinne bietet das „Team Collaboration Board for Confluence“ erst mal die Basis für neue Ideen. Weitere Anforderungen werden nicht abgedeckt.

Community (Ask, Discuss and Innovate)

Plattform: Confluence
✔️ Server / Datacenter
❌ Cloud

Helfen Sie Ihrem Team, sein wahres Potenzial zu entfesseln und eine Power-Community aufzubauen.

  • Setzt den Schwerpunkt auf Ideen und Diskussion. Nebst definierbaren Evaluationskriterien werden Innovationen nach einem klaren Ablauf (Workflow-Schritte) durchgearbeitet.
Das „Ideation“-Add-on ist sicher die etablierteste Erweiterung für Innovationen. Hier eine mögliche Übersichtsliste aller Innovations-Ideen:

Bild-Quelle: Ideation App (marketplace.atlassian.com)

Die fehlenden standardisierten Evaluationskriterien können z.B. mit guten Seitenvorlagen/Blueprints kompensiert werden, die die Bearbeiter zwingen, Bewertungen gemäss Vorgaben vorzunehmen, wie z.B. hier im App „Community“:

Bild-Quelle: Community App (marketplace.atlassian.com)

Integration mit Jira

Wer ein Jira im Einsatz hat, kann Confluence-Seiten (=Ideen) problemlos mit Jira Issues verknüpfen oder direkt aus Confluence heraus Jira-Issues für Ideen erzeugen. Anschliessend lohnt es sich, ein Jira (KanBan-)Board zu erzeugen, um alle Ideen visuell abzubilden und deren aktuellen Stand zu vermitteln:

Bild-Quelle: Original-Bild von https://www.atlassian.com/agile/kanban

So kann auch erreicht werden, dass Innovations-Aufgaben direkt als „normale“ Aufgaben im Arbeitsbereich eines Teams verwaltet werden.

Für die Software-Entwicklung interessant: In SAFe® können die sog. Enablers als Innovations-Jira-Issues verwendet werden. D.h. eine in Confluence erfasste Innovation wird in Jira als Issue vom Typ „Enabler“ verwaltet und ist damit Teil des umsetzenden Teams.

Abschluss

Mit wenig Aufwand kann Confluence (evtl. zusammen mit Jira) zu einer Innovationsplattform erweitert werden. Allerdings sind die vorgestellten Tools nicht mit einer eigenen Software für Innovation wie ideascale (https://www.ideascale.group/) vergleichbar. Und doch – so finde ich – tun die vorgestellten Apps bereits einen sehr guten Job, u.a. weil sie auch sehr gut in die bestehenden Tools integriert sind. Organisational ist darauf zu achten, dass die Innovationsplattform transparent für alle Mitarbeitenden ist und damit auch eine rege Beteiligung mit neuen Ideen stattfinden kann.

Referenzen/Links

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Der Autor:

Sebastian Fiechter

Sebastian Fiechter

sebastian.fiechter@zuara.ch

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