Denkanstösse zum Arbeiten mit E-Mails und Chat

14. Okt. 2020 | Chat, Collaboration, Mail

Schon seit 10 Jahren wurde der Tod von E-Mail angekündigt. E-Mail hat jedoch weiterhin ihren Platz in der heutigen Welt. Chat-Lösungen und E-Mail existieren im Unternehmen nebeneinander.

In diesem Blog zeige ich Ihnen, wann und wie Sie am besten welches Tool einsetzen.

E-Mail oder Chat?

Nehmen Sie für die interne Kommunikation hauptsächlich Ihre Chat-Lösung. Unter anderem ist es bei E-Mail nur erschwert möglich eine rasche Konversation zu führen. E-Mails werden tendenziell weniger regelmässig überprüft und auch nicht sofort beantwortet.

Chat-Lösungen sind vom formalen Aspekt viel pragmatischer, dies erhöht die Geschwindigkeit und den Fluss des Informationsaustausches.

Für den formalen Austausch eignet sich E-Mail weiterhin bestens. Eine E-Mail schreiben Sie an einen Kunden, einen Lieferanten oder vielleicht an einen Geschäftspartner.

Beim Schreiben einer E-Mail konzentriert man sich darauf, strukturierte Sätze zu bilden und mit einer höflichen Phrase zu enden. Aus diesen Aspekten ist E-Mail das Ideale Tool für das Pflegen und Aufbauen von Geschäftsbeziehungen.

Steigerung der Mobilität

Chat ist eine ideale Lösung, um die Mobilität zu fördern. Der Dialog zwischen den Mitarbeitern wird durch Chat-Lösungen erleichtert. Sie müssen keine langen E-Mails schreiben oder die Telefonnummer für einen Anruf heraussuchen.

Video-Konferenzen oder physische Besprechungen

Haben Sie ein heikles Thema zu besprechen? Schreiben Sie nicht einfach eine Nachricht per E-Mail oder per Chat. Die beste Option ist, die in den meisten Chat-Tools integrierte Video-Anruffunktion zu benutzen. Dadurch sehen Sie auch, was auf der nonverbalen Ebene geschieht. Bei angespannten Situationen trägt diese Möglichkeit dazu bei, unbeabsichtigte Beleidigungen zu vermeiden und Gemeinsamkeiten zu finden.

Übersicht behalten

Hatten Sie auch schon Tage, an denen Sie sich fragten, was Sie abgesehen von Mails lesen getan haben? 100 Mails im Postfach und nur 10 davon interessieren Sie wirklich oder haben mit Ihnen direkt etwas zu tun. Einer der wichtigsten Massnahmen, um weniger sinnlose Mails zu erhalten sind Spielregeln für Mails im Team zu besprechen.

Das grosse Problem der CC-Mails: Diese Mails sind meistens gut gemeint, damit will man jemanden auf dem aktuellen Stand halten. Dennoch muss man die verlorene Zeit des Teammitglieds einrechnen, um den Verlauf zu lesen und die wichtigen Informationen herauszusuchen. Ausserdem hat ein CC-Mail bei den meisten keinen hohen Stellenwert und wird dadurch oft überlesen. Um die Masse von Mails im Postfach zu reduzieren, sollte das Team sich immer folgendes überlegen: Wer muss die Nachricht wirklich erhalten? Reicht eine kurze Information per Chat?

Tipp zu MS Teams: Sie können in der Suchleiste von MS Teams mithilfe der @-Mention Funktion direkt Nachrichten an die gewünschte Person senden.

Confluence Einstellungen, um weniger Mails zu erhalten

Auch Confluence kann das Mail-Postfach füllen. Um weniger Mails zu erhalten, empfehle ich folgende Einstellungen:

Kontrollieren Sie auch Ihre Beobachtungsliste und entfernen Sie dort unnötige Beobachtungen. Klicken Sie auf Ihr Profilbild und anschliessend auf Beobachtungsliste.

Fazit

E-Mail und Chat-Lösungen sind zwei effektive Kommunikationsmittel. Jedes Tool erfüllt jedoch seinen eigenen Zweck. 

Chat wird dafür eingesetzt, um schnell Informationen auszutauschen und hilft demzufolge auch schnellere Entscheidungen zu ermöglichen. Vor allem während eines Projektes sind Chat-Lösungen ein Must-have. Viele Chat-Lösungen bieten eine Integrationsmöglichkeit zu Projektmanagement-Plattformen wie Jira.

E-Mails werden eher für die formelle Kommunikation beispielsweise mit Kunden und Lieferanten benötigt.

Haben Sie Fragen oder Anregungen zum diesem Blog-Beitrag? Dürfen wir Sie unterstützen?
Schreiben Sie uns auf hallo@zuara.ch oder rufen Sie uns an: 031 302 60 00. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Der Autor:

Renato Furrer

renato.furrer@zuara.ch
Direkt: +41 79 889 51 55

     

 

Weitere Fachartikel und Neuigkeiten von Zuara

4 Tools für die erfolgreiche digitale Zusammenarbeit

Durch den Lockdown in der Schweiz ist Homeoffice und damit die digitale Zusammenarbeit der neue Normalfall geworden. Funktioniert das gut? Wohl nur teilweise. Viele Unternehmen waren nicht darauf vorbereitet, dass ein Grossteil Ihrer Mitarbeiter/-innen in so kurzer...

Kollaborationsarchitektur – weg mit dem Tool-Salat!

Im letzten Blog-Beitrag "Digital Workplace/Home-Office – wie verteilte Zusammenarbeit gut funktioniert und wie nicht" bin ich bereits kurz auf den sperrigen Begriff Kollaborationsarchitektur eingegangen. Hier soll es nun darum gehen, diesen Begriff zu erklären und...

Digital Workplace/Home-Office – wie verteilte Zusammenarbeit gut funktioniert und wie nicht

Eines vorweg: Ja, ich weiss, es schreiben zur Zeit alle über den "Digital Workplace" und die Zusammenarbeit aus dem Home-Office heraus. Schliesslich ist das gerade DAS Trend-Thema bedingt durch die Corona-Krise. Und viele Organisationen haben gemerkt, dass sie in...

Confluence ist auch ein Content Management System

Genialer Werkzeugkasten: Die Software Atlassian® Confluence® ist ein Wiki oder neudeutsch ein Social Collaboration Hub - also eine elektronische Plattform, auf der Menschen zusammenarbeiten, Inhalte und Wissen teilen, organisieren und diskutieren. Confluence kann noch...

Ineffektive Teams – Lösungsansätze

Oder warum Agile motiviert. In unserem vorderen Post haben wir die Phänomene ineffektiver Teams aufgeführt: Social Loafing (Soziales Faulenzen) Free Riding (Trittbrettfahren) Sucker-Effekt (Trottel-Effekt) Group Think Nun möchten wir Lösungsansätze liefern, um diesen...

In Confluence Finden, statt ewiges Suchen

Haben Sie auch schon versucht, in Confluence etwas zu finden und dafür kostbare Zeit verschwendet?  Die Indexierung von Confluence ist wirklich ein grosser Vorteil, kann aber auch dazu führen, dass das Gesuchte durch die Masse an Ergebnissen einfach nicht gefunden...

Word Integration in Confluence

Eine häufige Anforderung bei der Arbeit mit Confluence ist die Integration von Office. Office ist bei vielen Unternehmen im Einsatz und bei einer Einführung von Confluence stellt sich dann die Frage, wie sich die Microsoft-Welt mit der Atlassian-Welt verbinden lässt....

Dateien auf Share direkt aus Confluence heraus öffnen mit Zuara User Makro

Einleitung Hatten Sie bereits einmal das Problem, dass Sie eine Datei aus Confluence aus verlinken wollten, die auf einem Share liegt? Die meisten Browser verhindern dies aus Sicherheitsgründen und je nach Browser ist die Syntax der geforderten URL unterschiedlich....

Phänomene ineffektiver Teams

Kennen Sie das? Irgendwie happert es dem Team an Drive, z.B. werden nicht alle User-Stories aufs Sprint-Ende umgesetzt oder auf dem KanBan Board stapeln sich die MMFs in der "To-Deploy"-Spalte. Und dann hat das Ganze auch noch keine Konsequenzen für die...

Jira App-Entwicklung: JQL verarbeiten ohne Kopfschmerzen

Die Herausforderung In vielen Projekten haben wir Kundenanforderungen, die mit den normalen Bordmitteln von Jira nicht mehr zu erfüllen sind. Häufig ist die einfachste Lösung, selbst ein kleines Add-on zu implementieren. Eine solche Anforderung, die wir kürzlich...