Confluence als Dateiablage

17. Sep. 2020Add-on / App, Best Practices, Confluence, Dateiablage

Sie brauchen ein paar Denkanstösse, wie man Confluence als Dateiablage sinnvoll verwendet? Lesen Sie diesen Blog-Artikel und zwei bis drei Minuten später werden Sie wissen, wie Sie Ihre Ablage verbessern können.

Kennen Sie das Problem, tonnenweise Ordner mit Dokumente, Bilder, Grafiken, Logos… ein richtiger Wildwuchs. Jetzt müssen Sie das entsprechende Dokument suchen. Keine leichte Aufgabe vor allem stellt sich bald einmal die Frage: „Ist dieses Dokument auch wirklich die aktuelle Version?“

In diesem Blog-Artikel gehe ich auf die Möglichkeiten ein, wie Sie Confluence als eine Dateiablage verwenden können.  

Grundregeln

  • Laden Sie die Dateien direkt auf der Seite in welcher Sie den Inhalt benötigen hoch. Auch unter Berücksichtigung der Sicherheit ist das sinnvoll. (Nur die Personen, welche auch die Seite sehen dürfen, finden die Anhänge auf der Seite) 
  • Benötigen Sie die Datei auf einer anderen Seite? Verwenden Sie, wenn möglich, die Makros Auszug und Auszug einschliessen und vermeiden Sie dadurch unnötige Redundanzen. (Pro Seite kann nur ein Auszug erstellt werden. Auszüge einschliessen können Sie von mehreren Seiten)

Makro: Auszug

Makro: Auszug einschliessen

Resultat:

  • Für eine Versionierung einfach die Datei in den Anhängen oder auf der Seite nochmals hochladen. Confluence übernimmt für Sie die Versionierung und somit müssen Sie die Dateien auch nicht umbenennen.
  • Vergeben Sie Stichwörter und benennen Sie die Datei sinnvoll. Der Suchende wird es Ihnen danken. 
    Klicken Sie dafür auf der Seite auf die drei Punkte  und anschliessend auf Anhänge.
    Hier können Sie Stichwörter vergeben und unter Eigenschaften die Datei umbenennen.

Weitere nützliche Makros

Bereichsanhänge

Dieses Makro zeigt eine Liste aller Dateien, die an den Seiten des Bereichs angehängt sind. Es enthält zusätzlich einen Link zu der jeweiligen Seite, an welche die Datei angehängt ist.

Anhänge

Dieses Makro zeigt eine Liste aller Dateien, die an eine Seite angehängt worden ist.

Zudem kann man mithilfe von diesem Makro:

  • Dateien hochladen
  • Eigenschaften und Stichwörter editieren
  • Angehängte Dateien löschen
  • Vorschau der Bilder
  • Dateien editieren
  • Herunterladen aller Dateien auf der Seite

Vorschlag für Apps

Wollen Sie noch mehr aus Confluence herausholen? Ich empfehle noch folgende Apps:

  • Comala Share It: Mit dieser App können Sie unter anderem Seiten und auch einzelne Anhänge ganz einfach öffentlich oder mit externen Mitarbeitern teilen. Wie lange eine Datei über den Link erreichbar ist, entscheiden Sie. WeTransfer oder Dropbox wird nicht mehr benötigt.
  • GoEdit: Erhöhen Sie Ihre Effizienz mit GoEdit. Sie können die Datei im Confluence direkt öffnen und editieren. Beim Abspeichern der Datei wird automatisch eine neue Version erstellt. Einfach genial diese App und für mich ein Must-have.
  • CopyAttachment von Zuara: Kopieren Sie ein oder mehrere Anhänge direkt im Confluence. Es sind keine Down- und Uploads nötig.
  • CopyAttachments bringt Ihnen zusätzlich die Möglichkeit  von Attachment-Vorlagen. (z.B. Präsentation, Word-Dokumente, Formulare…)

Noch ein kleines Script als Abschluss

Nehmen wir an Sie haben auf einer Seite mehrere Typen von Bildern. (.jpg, .png. svg). 
Dank der Vorschau-Funktion ist aber auf den 1. Blick nicht ersichtlich, welche Datei die Gesuchte ist. 

Wir haben für dieses Problem ein kleines Script geschrieben. Dieses zeigt mittels Mouse-Over den Namen der Datei inkl. Dateiendung.

<script>
AJS.toInit(function() {
  AJS.$("img").each(function() {
    if (  (AJS.$(this).attr("alt") == undefined || AJS.$(this).attr("alt") == "") && (AJS.$(this).attr("title") == undefined || AJS.$(this).attr("title") == "")) {
      if (AJS.$(this).attr("data-linked-resource-default-alias") == undefined) {
        //not found on image, search on parent (a)
        title = AJS.$(this).parent().attr("data-linked-resource-default-alias");
      } else {
        title = AJS.$(this).attr("data-linked-resource-default-alias");
     }
       
      AJS.$(this).attr("alt", title);
      AJS.$(this).attr("title", title);
    }
  });
  AJS.log("added title and alt attributes to empty images.");
});
</script>

Das Script kann einfach im Admin-Bereich unter Benutzerdefiniertes HTML eingesetzt werden.

Haben Sie Fragen oder Anregungen zum diesem Blog-Beitrag? Dürfen wir Sie unterstützen?
Schreiben Sie uns auf hallo@zuara.ch oder rufen Sie uns an: 031 302 60 00. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Der Autor:

Renato Furrer

renato.furrer@zuara.ch
Direkt: +41 79 889 51 55

     

 

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