Tabellenkalkulation in Confluence

14. Sep. 2020 | Add-on, Confluence, Excel

Excel ist aufgrund der vielfältigen Möglichkeiten zur Tabellenkalkulation sowie der Flexibilität in vielen Unternehmen weit verbreitet. Deshalb taucht auch in Zusammenhang mit dem Einsatz von Confluence oft die Frage auf, welche Funktionen zur Tabellenkalkulation Confluence bietet. In diesem Blogbeitrag möchte ich die Möglichkeiten aufzeigen, wie die wichtigsten Funktionen von Excel in Confluence integriert und verwendet werden können.

Von Confluence mitgeliefert

Excel-Dateien können, wenn diese an eine Seite angehängt werden, direkt auf einer Confluence-Seite dargestellt werden. Dazu wird das von Confluence mitgelieferte Makro „Microsoft Office“ eingesetzt.

Mit einem Klick auf „Bearbeiten“ im Ansichtsmodus einer Seite kann die Excel-Datei heruntergeladen, in Excel bearbeitet und wieder hochgeladen werden (dazu wird der kostenlose Atlassian Companion benötigt).

Unterstützt werden die Dateitypen XLS und XLSX. XLSM, also Excel-Dateien mit Makros oder VBA, können aktuell nicht dargestellt werden.

Vorteile 

  • keine zusätzliche App benötigt.
  • Darstellung von Excel Files direkt in Confluence.
  • Diagramme können auch angezeigt werden.

Nachteile

  • Darstellung von mehreren Tabellenblättern nicht möglich.
  • Dateien können nicht direkt in Confluence bearbeitet werden.
  • XLSM Dateien (Excel-Spreadsheets mit Makros) werden aktuell nicht unterstützt.

App „Excellentable“

Die App Excellentable ermöglicht das direkte Bearbeiten von Excel Dateien in Confluence. Zuerst wird dazu entweder eine Excel-Datei importiert, eine neue Datei erstellt oder eine Confluence-Tabelle in Excel konvertiert. Danach kann die Datei direkt in Confluence bearbeitet werden, ohne dass Excel geöffnet werden muss. Es stehen eine Vielzahl von Formeln zur Verfügung und auch eine gemeinsame Bearbeitung von Excel-Dateien ist möglich.

Vorteile 

  • Erstellung und Bearbeitung von Excel-Spreadsheets direkt in Confluence
  • Es stehen über 400 Formeln unterstützt, die auch verschachtelt werden können.
  • Gemeinsame Bearbeitung von Arbeitsblättern (benötigt eine konstante Internetverbindung).
  • Bestehende Confluence-Tabellen können in eine Excellentable-Tabelle konvertiert werden.
  • Export nach XLSX, CSV, HTML und PDF möglich.

Nachteile

  • Noch keine Jira Integration.
  • Pivot Tabellen und Diagramme werden aktuell nicht unterstützt.

App „Excel for Confluence“

Diese App ermöglicht es ebenfalls, Excel-Dateien in Confluence anzuzeigen. Sie bietet auf den ersten Blick ähnliche Möglichkeiten wie die native Darstellung von Excel-Dateien, fokussiert jedoch auf die Darstellung von Excel Files als Tabellen. Zusätzlich werden Auto–Nummerierung, Sortierung oder auch Filterung dieser Tabellen unterstützt.

Vorteile 

  • Darstellung von Excel-Dateien als Confluence Tabellen.
  • Zusatzfunktionen wie Sortierung, Filterung oder Auto-Nummerierung.
  • Direkter Export als CSV möglich.

Nachteile

  • Keine direkte Bearbeitung der Spreadsheets in Confluence.
  • Keine saubere Darstellung von Diagrammen.

App „Elements Spreadsheets“

Diese App bietet ähnliche Funktionen wie die App „Excellentable“, ermöglicht also die Erstellung wie auch die Bearbeitung von Excel-Dateien direkt in Confluence. Hauptunterschiede sind vor allem das etwas anders gestaltete User-Interface und die fehlende gemeinsame Bearbeitung von Dateien.

Vorteile 

  • Direkte Bearbeitung von Excel-Dateien in Confluence.
  • Unterstützung von über 400 Formeln.
  • Praktische Darstellung von mehreren Arbeitsblättern
  • Gute Benutzerführung allgemein.
  • Export als XLSX.

Nachteile

  • Keine gemeinsame Bearbeitung von Dateien.
  • Es wurden kürzlich einige Fehler gemeldet.

App „Qron Calc Macro – Excel formula in table“

Diese App verfolgt einen etwas anderen Ansatz als die bisher vorgestellten Lösungen. Mit von der App mitgelieferten Makros ist es möglich, Excel-Formeln direkt in Confluence-Tabellen zu nutzen. Unterstützt werden über 300 Formeln. Speziell ist die implizite Identifikation von Tabellenzeilen und -spalten. Zeile 1 hat automatisch die Nummer 1, Zeile 2 die Nummer 2 usw. Tabellenkopfzeilen werden zwar erkannt, die Beschriftung wird jedoch ignoriert, wie auf den Bildern ersichtlich ist.

Vorteile 

  • Nutzung von Excel-Makros in Confluence Tabellen.
  • Vielzahl von unterstützten Formeln (>300).
  • Inline-Bearbeitung von Formeln im Ansichtsmodus

Nachteile

  • Bei unseren Tests sind einige Fehler aufgetaucht, z.B. hat die Inline-Bearbeitung zeitweise nicht funktioniert. Auch der Excel-Import hat bei unseren Tests nicht funktioniert (Icon nicht sichtbar).
  • Formeln können nicht wie von Excel gewohnt direkt über mehrere Zeilen oder Spalten kopiert werden.

Fazit

Sollen Excel-Dateien nur in Confluence dargestellt werden, reicht in den meisten Fällen das von Confluence mitgelieferte Office-Makro. Wollen Sie Excel-Tabellen filtern, sortieren oder automatisch nummerieren, kann der Einsatz der App „Excel for Confluence“ des Herstellers Bob Swift sinnvoll sein. Von denjenigen Apps, die eine direkte Erstellung und Bearbeitung von Excel Spreadsheets in Confluence ermöglichen, hat uns „Excellentable“ am meisten überzeugt, sowohl in Bezug auf die Stabilität wie auch auf den Funktionsumfang.

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Der Autor:

Kevin Suter
kevin.suter@zuara.ch

Direkt: +41 79 307 60 01

      

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