Alles rund um Stichwörter in Confluence

18. Aug. 2020Best Practices, Confluence

Mithilfe von Stichwörtern in Confluence können Sie Ihre und auch die Effizienz Ihres kompletten Teams erhöhen.

Viele User erstellen eine Seite, einen Blog-Artikel oder auch Anhänge, ohne diese mit einem Stichwort zu versehen. Je mehr Inhalte erstellt werden, umso wichtiger wird der Einsatz von Stichwörtern. Behalten Sie den Überblick auf der Confluence Instanz und nutzen Sie die Stichwörter für Reports oder das schnellere Finden von gesuchten Inhalten.

 

Regeln zur Vergabe von Stichwörtern

  1. Es können mehrere Stichwörter vergeben werden.
  2. Die Stichwörter dürfen keine Abstände aufweisen.
    • Besteht das Stichwort aus zwei Wörtern, kann das Wort mit einem Bindestrich verbunden werden.
  3. Die Stichwörter werden immer klein geschrieben.
  4. Um Stichwörter zu vergeben, benötigt man die Edit-Berechtigung.
    • Persönliche Stichwörter können ebenfalls gesetzt werden im Format „my:label“. Diese sind nur für Sie persönlich sichtbar.

Wie vergebe ich Stichwörter auf einem Blog oder einer Seite

Wie bereits erwähnt, kann jeder Benutzer, welcher die betreffende Seite ansehen kann, Stichwörter vergeben.

  1. Gehen Sie auf die Seite, der Sie die Stichwörter hinzufügen möchten und klicken Sie auf das Bearbeitungs-Symbol unten rechts auf der Seite oder nutzen Sie den Hotkey „L“ auf Ihrem Keyboard.
  2. Tippen Sie das neue Stichwort ein (schon auf anderen Seiten vorhandene Stichwörter werden während des Tippens vorgeschlagen).
  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Existieren bereits Stichwörter auf der Seite, sind diese unten rechts auf der Seite ersichtlich.

Wie vergebe ich Stichwörter auf Anhänge

Für die Vergabe von Stichwörtern auf Anhängen gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Gehen Sie auf die Seite mit dem Anhang und wählen Sie oben rechts im Menü … → Anhänge aus.
  • Gehen Sie auf den Bereich und wählen Sie unten links in der Randleiste Bereich bearbeiten → Inhalt und klicken Sie auf Anhänge.

Sie sehen eine Liste mit Anhängen mit Stichworten, wenn es welche gibt, in der Stichwörter-Spalte.

 

  1. Klicken Sie auf das Bearbeitungs-Symbol neben den Stichwörtern (oder neben Keine Stichwörter) und tippen Sie das neue Stichwort ein (schon vorhandene Stichwörter werden während des Tippens vorgeschlagen).
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  3. Sie können Stichwörter auch in einer Liste von Anhängen hinzufügen, die mit Hilfe des Anhänge Makros aufgelistet werden.

Stichwörter löschen

Wenn Sie sich die Stichwörter auf einer Seite ansehen, können Sie mit einem Klick auf das (x) das Stichwort löschen.

 

Wichtig ist, dass Sie bei der Vergabe des Stichwortes sich Gedanken machen, welches Wort den Inhalt am besten widerspiegelt. Setzen Sie auch gerne mehrere Stichwörter, um den Inhalt weiter einzugrenzen oder die Suche nach einem Synonym zu erleichtern.

Stichwörter zu Metainformationen

Sie können Stichwörter beispielsweise dafür verwenden, zu beschreiben um was für eine Seite, Anhang es sich handelt. Gehen wir davon aus, dass Sie eine Seite für die Offerte eines Kunden erstellen, ist das Stichwort Offerte gut geeignet. Zusätzlich können Sie die Stichwörter Angebot oder Anfrage hinzufügen.

Stichwörter zu Inhaltsinformationen

Beschreiben Sie was für einen Inhalt die Seite enthält. Beim Beispiel der Offerte kann Lizenzen, Beratung, oder das Produkt eingetragen werden.

 

Schauen Sie sich vor dem Setzen, die Stichwörter mit dem Makro «Stichwortliste» an, um einen Überblick zu den bereits bestehenden Stichwörtern zu erhalten.
→ Alternativ können Sie auch die URL „<ihre.confluenceseite.ch>/labels/listlabels-alphaview.action?key=SPACEKEY“ verwenden.

Seiteneigenschaftenbericht (Page Properties Report)

Nicht nur ausschliesslich für die Suche werden Stichwörter verwendet, sondern auch z.B. für das Makro Seiteneigenschaftenbericht. Dieser Bericht zieht Informationen von mehreren Seiten auf eine Übersichtsseite zusammen.

Nehmen wir erneut das Beispiel von den Offerten:
Ich möchte gerne auf der Startseite unserer Kunden die Informationen zu den abgeschlossenen und offenen Offerten erhalten. Dazu führe ich folgende Schritte aus:

  1. Vergabe des Stichwortes Offerte auf der Offerten Seite
  2. Makro «Seiteneigenschaften» auf der Offerten Seite einfügen
  3. Tabelle im Makro erstellen und Informationen eintragen
  4. Auf die Kundenstartseite wechseln und das Makro «Seiteneigenschaftenbericht» einfügen und das Stichwort «offerte» eintragen
  5. Speichern, Seite aktualisieren und das Endergebnis prüfen.

 

Der Seiteneigenschaftsbericht ist ein sehr nützliches Makro, mit dem Sie sich schnell eine Übersicht über einen ganzen Bereich oder auch mehreren Bereichen verschaffen können. 

Tabelle im Makro Seiteneigenschaften erstellen

Seiteneigenschaftenbericht mit Stichwort „offerte“

Endergebnis

Stichwörter automatisch hinzufügen

Bei der Erstellung von Confluence Vorlagen, können Sie bereits passende Stichwörter vergeben.
Diese Stichwörter werden anschliessend immer automatisch zu der erstellten Seite hinzugefügt. Standardmässig hat z.B die Vorlage für Besprechungsnotizen bereits das Label «meeting-notes» hinterlegt.

Haben Sie Fragen oder Anregungen zum diesem Blog-Beitrag? Dürfen wir Sie unterstützen?
Schreiben Sie uns auf hallo@zuara.ch oder rufen Sie uns an: 031 302 60 00. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Der Autor:

Renato Furrer

renato.furrer@zuara.ch
Direkt: +41 79 889 51 55

     

 

Weitere Fachartikel und Neuigkeiten von Zuara

Atlassian Testumgebungen automatisieren

Einleitung und Problemstellung Es gibt viele Situationen, in denen wir schnell eine Testinstanz von Jira oder Confluence benötigen: Demonstrationen für Verkaufsgespräche, Testsysteme für Konfigurationen, Proof of Concepts, Schulungssysteme, Entwicklungssysteme für...

Confluence Nutzerstatistiken – damit Sie wissen, welche Seiten beliebt sind

Möchten Sie herausfinden, welche Seiten in Ihrem Confluence wie oft besucht werden, welche Bereiche (Spaces) beliebt sind, in welchen Bereichen die meisten Updates gemacht werden und welche Benutzer am aktivsten Inhalte bearbeiten? Dann sind Sie hier richtig. Wir...

Ineffektive Teams – Lösungsansätze

Oder warum Agile motiviert. In unserem vorderen Post haben wir die Phänomene ineffektiver Teams aufgeführt: Social Loafing (Soziales Faulenzen) Free Riding (Trittbrettfahren) Sucker-Effekt (Trottel-Effekt) Group Think Nun möchten wir Lösungsansätze liefern, um diesen...

Jira App-Entwicklung: JQL verarbeiten ohne Kopfschmerzen

Die Herausforderung In vielen Projekten haben wir Kundenanforderungen, die mit den normalen Bordmitteln von Jira nicht mehr zu erfüllen sind. Häufig ist die einfachste Lösung, selbst ein kleines Add-on zu implementieren. Eine solche Anforderung, die wir kürzlich...

Denkanstösse zum Arbeiten mit E-Mails und Chat

Schon seit 10 Jahren wurde der Tod von E-Mail angekündigt. E-Mail hat jedoch weiterhin ihren Platz in der heutigen Welt. Chat-Lösungen und E-Mail existieren im Unternehmen nebeneinander. In diesem Blog zeige ich Ihnen, wann und wie Sie am besten welches Tool...

Confluence Data Center und GlusterFS

Einführung In den Blog-Beiträgen Atlassian Testumgebungen automatisieren und Docker Images erstellen mit Packer habe ich die Grundlagen dargelegt, wie wir Testinstanzen von Atlassian-Produkten schnell zur Verfügung stellen können. Ein Problem der bisherigen Lösung...

SAFe® Enablers für Prozessoptimierungen nutzen

Agile Vorgehensweisen implementieren einen kontinuierlichen Verbesserungs- und Anpassungsprozess. Viele Organisationen setzen diesen Prozess bereits erfolgreich auf der Ebene der Produkt-Entwicklung und der direkten Leistungserbringung ein. Gleichzeitig schläft die...

KPI-Reporting in Jira

Jira ist viel mehr als nur eine Projektmanagementsoftware. Es können damit zum Beispiel auch interne Prozesse abgewickelt, Arbeitszeiten rapportiert oder - mit Jira Service Desk - ein komplettes IT Service Desk damit betrieben werden. Ein weiterer Anwendungsfall ist...

Word Integration in Confluence

Eine häufige Anforderung bei der Arbeit mit Confluence ist die Integration von Office. Office ist bei vielen Unternehmen im Einsatz und bei einer Einführung von Confluence stellt sich dann die Frage, wie sich die Microsoft-Welt mit der Atlassian-Welt verbinden lässt....

Confluence als Dateiablage

Sie brauchen ein paar Denkanstösse, wie man Confluence als Dateiablage sinnvoll verwendet? Lesen Sie diesen Blog-Artikel und zwei bis drei Minuten später werden Sie wissen, wie Sie Ihre Ablage verbessern können. Kennen Sie das Problem, tonnenweise Ordner mit...

Pin It on Pinterest

Share This