In Confluence Finden, statt ewiges Suchen

20. Jul. 2020Best Practices, Confluence, Suche

Haben Sie auch schon versucht, in Confluence etwas zu finden und dafür kostbare Zeit verschwendet? 

Die Indexierung von Confluence ist wirklich ein grosser Vorteil, kann aber auch dazu führen, dass das Gesuchte durch die Masse an Ergebnissen einfach nicht gefunden wird. 

In diesem Blog erhalten Sie von mir eine Übersicht zum Umgang mit der Suche in Confluence

Wie funktioniert die Confluence Suche?

Damit wir Inhalte schneller finden, müssen wir zuerst wissen, wie die Confluence Suche funktioniert. 

Nach der Eingabe eines Suchbegriffs durchsucht Confluence alle Bereiche und Seiten nach den Inhalten.
Auch Dateien wie Word, Excel, PowerPoint, Text und HTML werden durchsucht. 

Es werden nur Inhalte gefunden, bei denen Sie die Berechtigung haben, diese zu sehen.

Einfache Suche und erweiterte Suche

In Confluence gibt es eine einfache Suche und eine erweiterte Suche

Mit einem Klick auf die Suchleiste öffnet sich die einfache Suche. (Tastenkombination gg)

In dieser Ansicht sehen Sie bereits die kürzlich besuchten Seiten und auch die zuletzt besuchten Bereiche.
→ Oft findet man bereits hier die gesuchte Seite für die Weiterarbeit.

Ist der gesuchte Inhalt nicht dabei, beginnen Sie den Suchbegriff in das Suchfenster einzugeben.
→ Während dem Sie tippen erscheinen bereits die Ergebnisse.

 

 

Wie bereits erwähnt, erhält man dank der Volltextsuche von Confluence meist viele Ergebnisse. Diese können anschliessend durch die verschiedenen Filterfunktionen eingegrenzt werden.

Filter-Möglichkeiten der einfachen Suche

  • Bereich: Durchsuchen Sie die Inhalte in einem oder mehreren ausgewählten Bereichen. 
  • Beitragender: Durchsuchen Sie die Inhalte eines bestimmten oder mehreren ausgewählten Autoren. 
  • Typ: Suchen Sie nach einem Bereich, einem Benutzer, einer Seite, einem Blog-Eintrag, einem Kommentar oder einem Anhang
  • Datum: Grenzen Sie die Suchresultate nach einem gewissen Zeitraum ein. 
  • Label: Grenzen Sie die Suchresultate nach Stichwörter ein.
  • Bereichskategorie: Grenzen Sie die Suchresultate nach Bereichskategorien ein.

Die verschiedenen Filter-Möglichkeiten können problemlos kombiniert werden und somit grenzen Sie die Suchergebnisse immer weiter ein.

Administrationsfunktionen finden

Die einfache Suche hilft auch den Administratoren schnell die Administrationsfunktionen zu finden.

Geben Sie als Admin beispielsweise „Gruppen“ im Suchfenster ein, erhalten Sie als Suchresultat unter anderem auch die Einstellungsseite Gruppen der Confluence-Administration.

Tipp : Geben Sie vor dem Suchwort noch ein „/“ ein. Somit werden nur die Confluence-Administrationsseiten durchsucht. 

Erweiterte Suche öffnen

In der einfachen Suche unterhalb der Filter haben Sie die Möglichkeit die erweitere Suche zu öffnen. Hier können Sie die Suchresultate durch weitere Filter eingrenzen.

Zusätzliche Filter-Möglichkeiten in der erweiterten Suche

  • Mit Vorgänger: Suchen Sie nach einer Seite innerhalb einer Seitenhierarchie
  • Erstellt: Zeigen Sie nur Inhalte an, welche an einem bestimmten Tag oder eines bestimmten Zeitraumes erstellt worden sind.
  • Ersteller: Schränken Sie die Suchresultate auf einen bestimmten Ersteller ein.
  • Erwähnte Benutzer: Schränken Sie die Suchresultate auf den erwähnten Benutzer ein.
  • Mit übergeordnetem Element: Nur Seiten durchsuchen, welche direkt einer bestimmten Seite untergeordnet sind.

So stark die Filterfunktion von Confluence ist, kann diese auch nicht nach z. B. Stichwörtern suchen, welche nicht gesetzt worden sind. 
Daher müssen Sie sich bereits beim Erstellen der Seite Gedanken zu der Wiederfindung des Inhalts machen. 

In einem späteren Blog-Artikel gehe ich auf Vorlagen in Confluence ein und wie Sie passende Stichwörter schon beim Erstellen einer Seite vergeben können. 

Verbesserte Erweitere Suche durch ein Add-on von Zuara

Wir haben intern die Suche für uns noch zusätzlich durch ein eigens entwickeltes Add-on verbessert. Dadurch ist es nun möglich, auch nach nur einem Teil eines Wortes oder einer Zahl zu suchen.

Beispiel: Bei uns haben Offerten immer denselben Aufbau im Titel: Jahrzahl.Kundennummer.Nummer.B für Beratung oder L für Lizenzen.

Bei diesem Beispiel suche ich als Resultat 2020.1570.1B.

Was mir bekannt ist:

  • Kundennummer: 1570

Gebe ich dies in die Suche ein „1570“ erhalte ich alle Resultate wo diese Kundennummer alleine steht. Das Gesuchte ist jedoch mit einem Punkt verbunden und nicht mit einem Leerzeichen getrennt. Daher findet Confluence das gewünschte Resultat 2020.1570.1B nicht.

Mit der Confluence Abfrage-Sprache CQL (Confluence Query Language) können Sie dieses Resultat jedoch ohne Probleme erhalten.

In CQL würde ich folgendes schreiben: /.*.1570.*./

→ Suchresultat entspricht allen Einträgen welche „.1570.“ beinhalten.

Bei unserem Makro müssen Sie diese CQL-Abfrage nicht auswendig lernen. Klicken Sie einfach die Checkbox für erweiterte Resultate an und Confluence findet automatisch auch alle Seiten, auf denen der Suchbegriff als Teil in einer Zeichenkette vorkommt.

Bei Interesse melden Sie sich bei uns unter hallo@zuara.ch.

Google Chrome Erweiterung für Quick Search

Installieren Sie Confluence Quick Search für Chrome in Ihrem Browser für ein schnelles Durchsuchen von Confluence direkt im Browser.

Haben Sie Fragen oder Anregungen zum diesem Blog-Beitrag? Dürfen wir Sie unterstützen?
Schreiben Sie uns auf hallo@zuara.ch oder rufen Sie uns an: 031 302 60 00. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Der Autor:

Renato Furrer

renato.furrer@zuara.ch

Direkt: +41 79 889 51 55

     

 

Weitere Fachartikel und Neuigkeiten von Zuara

Jira Software Cloud – neu mit Performance-Messungen für Dev-Teams

Jira Software Cloud bietet 4 neue Features für Entwicklungs-Teams, die es endlich erlauben, Code und Code-Repositories mit Issues zu verknüpfen und die Deployments in verschiedenen Stages zu visualisieren. Die Folge davon: weniger Kontext-Wechsel, weniger...

Confluence als Innovationsplattform

Confluence kann so erweitert werden, dass es Organisationen als Innovationsplattform dient. Alle Mitarbeitenden können neue Ideen zur Verbesserung von Angeboten oder internen Prozessen liefern. Diese Ideen werden aufbereitet, bewertet und priorisiert. Auch die...

SAFe® Enablers für Prozessoptimierungen nutzen

Agile Vorgehensweisen implementieren einen kontinuierlichen Verbesserungs- und Anpassungsprozess. Viele Organisationen setzen diesen Prozess bereits erfolgreich auf der Ebene der Produkt-Entwicklung und der direkten Leistungserbringung ein. Gleichzeitig schläft die...

Denkanstösse zum Arbeiten mit E-Mails und Chat

Schon seit 10 Jahren wurde der Tod von E-Mail angekündigt. E-Mail hat jedoch weiterhin ihren Platz in der heutigen Welt. Chat-Lösungen und E-Mail existieren im Unternehmen nebeneinander. In diesem Blog zeige ich Ihnen, wann und wie Sie am besten welches Tool...

Confluence Server/Data-Center in Microsoft Teams integrieren

"Vergessen Sie Kontext-Wechsel und mühsames Suchen von passenden Confluence-Inhalten in Ihren Teams-Channels!"+Sie möchten nicht immer zwischen Microsoft Teams und Ihrem Confluence hin- und herwechseln? Wollen Sie bestimmte Confluence-Seiten direkt mit einem...

Auf 3 Ebenen effektiv zusammenarbeiten

Tools einzuführen oder zu optimieren bringt alleine gerade mal gar nichts. Die Tools müssen optimal auf die Teams und ihre Organisation abgestimmt werden, so dass Mitarbeitenden ihren Arbeitsalltag motiviert meistern. Dazu ist ein Blick "unter" die Tool-Ebene nötig...

Jira Service Desk: Strukturierter Import mit Insight

Ausgangslage Eine häufige Anforderung für Service Desk ist es, Bestellungen darüber abwickeln zu können. Um die Daten zu managen, bietet sich die App Insight - Asset Management an, die kürzlich von Atlassian übernommen wurde. Mit ihr können Daten als Objekte mit...

Word Integration in Confluence

Eine häufige Anforderung bei der Arbeit mit Confluence ist die Integration von Office. Office ist bei vielen Unternehmen im Einsatz und bei einer Einführung von Confluence stellt sich dann die Frage, wie sich die Microsoft-Welt mit der Atlassian-Welt verbinden lässt....

Vorsicht bei der Migration von Drittanbieter-Apps!

Für eine erfolgreiche Migration von Atlassian Server in die Cloud, müssen Sie sich unbedingt einen Plan erstellen. Berücksichtigen Sie dabei unter anderem die Ermittlung eines geeigneten Migrationsansatzes, die Migrationsreihenfolge oder die Sicherheit der migrierten...

Wo befinden sich meine Daten bei Atlassian Cloud?

Wie im Blog «Atlassian setzt auf Cloud» beschrieben, wird ab dem 2. Februar 2021 keine neue Server-Lizenz für die Atlassian Produkte verkauft und die Lizenzen können maximal noch für 3 Jahre gelöst werden. Anschliessend stellt Atlassian das Produkt ein. Die Zeit bis...

Pin It on Pinterest

Share This