In Confluence Finden, statt ewiges Suchen

20. Jul. 2020 | Best Practices, Confluence, Suche

Haben Sie auch schon versucht, in Confluence etwas zu finden und dafür kostbare Zeit verschwendet? 

Die Indexierung von Confluence ist wirklich ein grosser Vorteil, kann aber auch dazu führen, dass das Gesuchte durch die Masse an Ergebnissen einfach nicht gefunden wird. 

In diesem Blog erhalten Sie von mir eine Übersicht zum Umgang mit der Suche in Confluence

Wie funktioniert die Confluence Suche?

Damit wir Inhalte schneller finden, müssen wir zuerst wissen, wie die Confluence Suche funktioniert. 

Nach der Eingabe eines Suchbegriffs durchsucht Confluence alle Bereiche und Seiten nach den Inhalten.
Auch Dateien wie Word, Excel, PowerPoint, Text und HTML werden durchsucht. 

Es werden nur Inhalte gefunden, bei denen Sie die Berechtigung haben, diese zu sehen.

Einfache Suche und erweiterte Suche

In Confluence gibt es eine einfache Suche und eine erweiterte Suche

Mit einem Klick auf die Suchleiste öffnet sich die einfache Suche. (Tastenkombination gg)

In dieser Ansicht sehen Sie bereits die kürzlich besuchten Seiten und auch die zuletzt besuchten Bereiche.
→ Oft findet man bereits hier die gesuchte Seite für die Weiterarbeit.

Ist der gesuchte Inhalt nicht dabei, beginnen Sie den Suchbegriff in das Suchfenster einzugeben.
→ Während dem Sie tippen erscheinen bereits die Ergebnisse.

 

 

Wie bereits erwähnt, erhält man dank der Volltextsuche von Confluence meist viele Ergebnisse. Diese können anschliessend durch die verschiedenen Filterfunktionen eingegrenzt werden.

Filter-Möglichkeiten der einfachen Suche

  • Bereich: Durchsuchen Sie die Inhalte in einem oder mehreren ausgewählten Bereichen. 
  • Beitragender: Durchsuchen Sie die Inhalte eines bestimmten oder mehreren ausgewählten Autoren. 
  • Typ: Suchen Sie nach einem Bereich, einem Benutzer, einer Seite, einem Blog-Eintrag, einem Kommentar oder einem Anhang
  • Datum: Grenzen Sie die Suchresultate nach einem gewissen Zeitraum ein. 
  • Label: Grenzen Sie die Suchresultate nach Stichwörter ein.
  • Bereichskategorie: Grenzen Sie die Suchresultate nach Bereichskategorien ein.

Die verschiedenen Filter-Möglichkeiten können problemlos kombiniert werden und somit grenzen Sie die Suchergebnisse immer weiter ein.

Administrationsfunktionen finden

Die einfache Suche hilft auch den Administratoren schnell die Administrationsfunktionen zu finden.

Geben Sie als Admin beispielsweise „Gruppen“ im Suchfenster ein, erhalten Sie als Suchresultat unter anderem auch die Einstellungsseite Gruppen der Confluence-Administration.

Tipp : Geben Sie vor dem Suchwort noch ein „/“ ein. Somit werden nur die Confluence-Administrationsseiten durchsucht. 

Erweiterte Suche öffnen

In der einfachen Suche unterhalb der Filter haben Sie die Möglichkeit die erweitere Suche zu öffnen. Hier können Sie die Suchresultate durch weitere Filter eingrenzen.

Zusätzliche Filter-Möglichkeiten in der erweiterten Suche

  • Mit Vorgänger: Suchen Sie nach einer Seite innerhalb einer Seitenhierarchie
  • Erstellt: Zeigen Sie nur Inhalte an, welche an einem bestimmten Tag oder eines bestimmten Zeitraumes erstellt worden sind.
  • Ersteller: Schränken Sie die Suchresultate auf einen bestimmten Ersteller ein.
  • Erwähnte Benutzer: Schränken Sie die Suchresultate auf den erwähnten Benutzer ein.
  • Mit übergeordnetem Element: Nur Seiten durchsuchen, welche direkt einer bestimmten Seite untergeordnet sind.

So stark die Filterfunktion von Confluence ist, kann diese auch nicht nach z. B. Stichwörtern suchen, welche nicht gesetzt worden sind. 
Daher müssen Sie sich bereits beim Erstellen der Seite Gedanken zu der Wiederfindung des Inhalts machen. 

In einem späteren Blog-Artikel gehe ich auf Vorlagen in Confluence ein und wie Sie passende Stichwörter schon beim Erstellen einer Seite vergeben können. 

Verbesserte Erweitere Suche durch ein Add-on von Zuara

Wir haben intern die Suche für uns noch zusätzlich durch ein eigens entwickeltes Add-on verbessert. Dadurch ist es nun möglich, auch nach nur einem Teil eines Wortes oder einer Zahl zu suchen.

Beispiel: Bei uns haben Offerten immer denselben Aufbau im Titel: Jahrzahl.Kundennummer.Nummer.B für Beratung oder L für Lizenzen.

Bei diesem Beispiel suche ich als Resultat 2020.1570.1B.

Was mir bekannt ist:

  • Kundennummer: 1570

Gebe ich dies in die Suche ein „1570“ erhalte ich alle Resultate wo diese Kundennummer alleine steht. Das Gesuchte ist jedoch mit einem Punkt verbunden und nicht mit einem Leerzeichen getrennt. Daher findet Confluence das gewünschte Resultat 2020.1570.1B nicht.

Mit der Confluence Abfrage-Sprache CQL (Confluence Query Language) können Sie dieses Resultat jedoch ohne Probleme erhalten.

In CQL würde ich folgendes schreiben: /.*.1570.*./

→ Suchresultat entspricht allen Einträgen welche „.1570.“ beinhalten.

Bei unserem Makro müssen Sie diese CQL-Abfrage nicht auswendig lernen. Klicken Sie einfach die Checkbox für erweiterte Resultate an und Confluence findet automatisch auch alle Seiten, auf denen der Suchbegriff als Teil in einer Zeichenkette vorkommt.

Bei Interesse melden Sie sich bei uns unter hallo@zuara.ch.

Google Chrome Erweiterung für Quick Search

Installieren Sie Confluence Quick Search für Chrome in Ihrem Browser für ein schnelles Durchsuchen von Confluence direkt im Browser.

Haben Sie Fragen oder Anregungen zum diesem Blog-Beitrag? Dürfen wir Sie unterstützen?
Schreiben Sie uns auf hallo@zuara.ch oder rufen Sie uns an: 031 302 60 00. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Der Autor:

Renato Furrer

renato.furrer@zuara.ch
Direkt: +41 79 889 51 55

     

 

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