4 Tools für die erfolgreiche digitale Zusammenarbeit

8. Apr. 2020 | Chat, Confluence, Jira Software

Durch den Lockdown in der Schweiz ist Homeoffice und damit die digitale Zusammenarbeit der neue Normalfall geworden. Funktioniert das gut? Wohl nur teilweise. Viele Unternehmen waren nicht darauf vorbereitet, dass ein Grossteil Ihrer Mitarbeiter/-innen in so kurzer Zeit von zu Hause aus arbeiten müssen. Wie sollten sie auch? Es war in diesem Ausmass bisher schlicht nicht notwendig.

Nun gilt es, geeignete Werkzeuge und Methoden zu finden, damit die Remote-Zusammenarbeit gelingt. Wir zeigen Ihnen, welche 4 digitalen Werkzeuge Sie und Ihr Team jetzt benötigen, um von zu Hause aus effektiv und effizient zusammen arbeiten zu können. Auf geht’s!

1. Ein Chat mit Anruf- und Bildschirm-Teilen-Funktion für die schnelle Kommunikation

Um sich im Alltag schnell und unkompliziert mit Ihren Kolleginnen und Kollegen austauschen zu können, ist ein Chat im Home-Office unumgänglich. Auf keinem anderen asynchronen Kanal erfolgen die Antwort in der gleichen Geschwindigkeit. Taucht während der Arbeit eine Frage auf, kann man schnell mit einem Arbeitskollegen oder einer Arbeitskollegin Kontakt aufnehmen und bekommt die Frage oft in wenigen Minuten beantwortet. Ist mehr Erklärungsbedarf notwendig, kann durch die Anruf- und Screen-Sharing Funktion der Sachverhalt direkt am eigenen PC gezeigt und nachvollzogen werden.

Möchten Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen zudem schnell und unkompliziert zu bestimmten Themen informieren oder Informationen abholen, ist ein Chat ebenfalls geeignet. Typischerweise existieren verschiedene Kanäle oder Räume für verschiedene Themen oder Gruppen, zum Beispiel einen allgemeinen Chat für die gesamte Abteilung oder das Team und weitere Chats für die einzelnen Themen oder Projekte.

Ein Beispiel eines Unternehmens-Chats mit verschiedenen Räumen in Microsoft Teams.

Auch für kurze wiederkehrende Meetings eignen sich Chat Tools. So kann man sich im Rahmen eines täglichen 15 minütigen Status-Meetings informieren, wer welche Arbeiten erledigt, geplant hat und wo es Hindernisse bei der Bewältigung der Arbeiten im Team gibt. Zuerst werden die Punkte von den einzelnen Mitarbeitenden in den Chat geschrieben, danach gemeinsam via Konferenzschaltung besprochen.

Oft im Unternehmenskontext verwendete Chat Tools sind Microsoft Teams oder Skype for Business.

2. Ein Projektmanagement-Tool, um den Fortschritt Ihrer Arbeit jederzeit zu sehen

Wenn es viele verschiedene Arbeiten in diversen Projekten zu koordinieren gibt, werden Chat und E-Mail schnell unübersichtlich. Wer arbeitet aktuell gerade an welcher Aufgabe? Wie ist der Stand dieser Aufgabe? Welche Arbeiten in einem gemeinsamen Projekt haben welchen Status?

Alle diese Informationen kann Ihnen Jira, das Projektmanagement Tool der Firma Atlassian, beantworten.

Sie finden dort Projekte, die wiederum Tickets (in Jira Issues genannt) enthalten. Alle Issue haben mindestens einen Schlüssel, der das Issue eindeutig identifiziert, einen Titel, einen Autor, einen Bearbeiter sowie einen Status. Issues können zusätzlich Anhänge, Kommentare, ein Fälligkeitsdatum oder beliebige weitere Felder für fachspezifische Informationen enthalten. Jedes Ticket besitzt einen Workflow, der bestimmt, von welchem Status ein Issue in den nächsten Status übergehen kann. Diese Workflows können beliebig an Ihre Geschäftsprozesse angepasst werden. Jira ermöglicht es Ihnen durch diese Flexibilität, das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern und Workflows, diverse Arten von Aufgaben abzubilden, von Projektarbeiten bis hin zu wiederkehrenden Aufgaben wie Hardware-Bestellungen, On- oder Offboarding von Mitarbeitenden oder sonstigen internen Prozessen.

Einige Beispiele von Standard-Workflows in Jira, aufgeteilt nach Projekt-Typ.

Ein einzelnes Arbeitspaket oder Ticket in Jira, auch Issue genannt.

Die einzelnen Tickets können, nachdem sie erstellt wurden, auf sogenannten Boards oder Dashboards übersichtlich, nach Status oder weiteren Kriterien geordnet, dargestellt werden.

Ein Jira Board mit Issues, geordnet nach den Stati To Do, In Progress, Code Review und Done.

Ein Jira Dashboard, das in einzelne Fenster unterteilt verschiedene Auswertungen zu einem Projekt enthält.

3. Eine Kollaborationsplattform für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten

Während in Jira vor allem Statusinformationen enthalten sind, brauchen Sie natürlich auch einen Ort, an dem Ihre Inhalte abgelegt sind. Traditionellerweise arbeiten noch viele Unternehmen mit Office (365) und einer Datenablage auf einem Netzlaufwerk oder SharePoint. Nachteile dieser Datenhaltung ist, dass die Arbeit mit Dokumenten oft sehr starr ausfällt und die Suche nach Inhalten nicht das gewünschte Resultat zeigt.

Anders im Enterprise-Wiki Confluence, welches ebenfalls aus dem Hause Atlassian kommt.

Dieses biete eine enorm gute Suche und viele Kollaborationsmöglichkeiten. So ist es zum Beispiel möglich, Inhalte wie Meeting-Notizen gleichzeitig zu bearbeiten und zu sehen was die Kollegen und Kolleginnen schreiben. Auch kann durch die Kommentarfunktion direkt auf gewisse Elemente in einem Text verwiesen werden. Alle Inhalte sind versioniert, das heisst, es ist jederzeit möglich, zu einer vorherigen Version eines Dokuments zurückzukehren. Gemeinsame Vorlagen erleichtern eine einheitliche Gestaltung und durch die Vergabe von Stichwörtern können Inhalte effizient kategorisiert werden.

Drei Personen bearbeiten gleichzeitig ein Dokument. Die Cursor sind zwecks Identifizierung mit dem Anfangsbuchstaben versehen.

Die Inhalte in Confluence sind in sogenannten Bereichen (engl. Spaces) abgelegt, die wiederum Seiten enthalten. Auf Seiten werden – ähnlich wie in Word – Text, Bilder, Tabellen, Links oder weitere Inhalte eingefügt. Es ist ebenfalls möglich, beliebige Dateien direkt an Confluence-Seiten anzuhängen. Zusätzlich existiert eine Reihe von sogenannten Makros (nicht zu verwechseln mit Office-Makros), die es zum Beispiel ermöglichen, automatische Tabellen von Inhalten einer bestimmten Kategorie darzustellen. Mit geeigneten Zusatzerweiterungen können Inhalte auch mehrsprachig erfasst oder Freigabeprozesse für Dokumente etabliert werden. Durch die Erstellung von Blogs können die Mitarbeitenden über die Ereignisse im Unternehmen informiert werden. 

Eine Confluence Seite im Bearbeitungsmodus, die anhand einer Vorlage erzeugt wurde und diverse Makros enthält.

Neben der Anwendung als Enterprise-Wiki wird Confluence oft auch als Intranet oder als Knowledge-Base für das ITSM Tool Jira Service Desk genutzt.

4. Ein Webkonferenzsystem für Schulungen und Präsentationen

Möchten Sie ein längeres Meeting oder eine Schulung online abhalten, reichen die oben erwähnten Werkzeuge oft nicht aus. Sie möchten Ihrer Zielgruppe zum Beispiel ein PDF oder PowerPoint präsentieren, Umfragen machen oder während der Präsentation direkt auf die Folien schreiben oder zeichnen können. Das Open-Source Webkonferenzsystem BigBlueButton bietet Ihnen alle Funktionen.

Die Oberfläche des Webkonferenzsystems BigBlueButton. Rechts die Präsentation, links die Teilnehmerliste, der Chat und die geteilten Notizen.

Ausserdem bietet die Software auch eine Chatfunktion und die Möglichkeit, die Meeting-Teilnehmer für eine gewisse Zeit in separate Räume aufzuteilen (sogenannte Breakout-Rooms), was zum Beispiel für das Lösen von Übungen sehr praktisch sein kann. Ein weiterer Pluspunkt dieser Lösung: Für die Teilnahme an einem Meeting wird lediglich ein Webbrowser und ein Mikrofon benötigt. Es muss weder ein Account erstellt noch eine spezielle Software heruntergeladen werden.

Fazit

In der aktuellen Situation mit der herrschenden Unsicherheit gilt es, die digitale Zusammenarbeit von zu Hause aus so angenehm wie möglich zu gestalten. Dies bedeutet einerseits, die richtigen Tools zu nutzen. Zusätzlich braucht diese neue Form der Zusammenarbeit aber auch neue Prozesse und Umgangsregeln. Zuara bietet Ihnen als Atlassian-Spezialist sowohl das nötige Tool Know-How wie auch die Fähigkeit, Ihre Organisation erfolgreich durch diese Transformation in die digitale Zusammenarbeit zu führen.

Wenn Sie Interesse an einem der oben vorgestellten Werkzeuge haben, kontaktieren Sie uns! Gerne erklären wir Ihnen weitere Details oder stellen Ihnen eine Testumgebung zur Verfügung.

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