Alle im Homeoffice – auch Schülerinnen und Schüler

18. Mrz. 2020 | Chat, Confluence, Wiki

Aus aktuellem Anlass stellt sich für viele Schulen und Organisationen die Frage, wie ihre Mitarbeitenden weiterhin möglichst reibungslos zusammenarbeiten können und wie der Schulunterricht fortgesetzt werden kann. Teams und Klassen haben die folgenden Ansprüche, um ihren Betrieb aufrecht zu erhalten:

  • Ein gemeinsamer Treffpunkt, um sich möglichst realitätsnah und in Echt-Zeit austauschen zu können. Dazu gehören Informationsaustausch, Entscheidungen treffen und allenfalls Konflikte lösen. Natürlich soll auch gemeinsam gelacht werden können (Lächeln)
  • gemeinsame Termin- und Projekt-Planung
  • wichtige Informationen/Dateien anderen längerfristig zur Verfügung stellen
  • Aufgaben verteilen
  • physische Ressourcen verwalten, z.B. Raumreservationen oder – während der Corona-Krise – festhalten, welche Eltern zu Hause für andere Kinder Schulaufgaben ausdrucken können.
  • Ergebnisse festhalten und besprechen (z.B. gelöste Aufgaben den Lehrpersonen zur Verfügung stellen)
  • Das Ganze soll einfach und unkompliziert funktionieren. Bei Schulklassen sollen auch die jüngeren Jahrgänge teilhaben und mitgestalten können.
  • Der Datenschutz und die Datensicherheit soll gewährleistet sein.

Da nicht alle Personen ein voll-ausgestattetes Homeoffice haben, muss die Lösung auch mit einem Handy/Smartphone funktionieren.

Wünschen Sie eine Demo?

Kontaktieren Sie uns und wir machen unmittelbar einen gemeinsamen Termin ab!

Virtuelle Klassen- und Teamräume schaffen Abhilfe und vereinfachen den Betrieb

Daher haben wir uns bei Zuara überlegt, welches Angebot wir Schulen und Organisationen anbieten können. Natürlich ersetzen digitale Lösungen den „echten“ Kontakt nicht, sie können aber als Ergänzungsangebot gute Dienste tun. Uns ist zudem wichtig, die Anforderungen von oben bestmöglich zu erfüllen. Zusätzlich haben wir selbst in den letzten Tagen festgestellt, dass unsere gewohnte Infrastruktur wie Microsoft Teams und weitere Webdienste teilweise nicht mehr oder nur sehr langsam funktionieren. Wir haben uns daher für einen eigenen Server mit Standort Schweiz entschieden und sind so selbst nicht mehr abhängig von den grossen Anbietern (und allfälligen Performance-Problemen).

Dieses Angebot nutzen wir also selbst und möchten es auch anderen zur Verfügung stellen. Wichtig: Wir haben nicht zum Ziel, bestehende Lösungen anzugreifen – es geht uns vielmehr darum, bei Bedarf rasch und unbürokratisch helfen zu können. Sei dies als Übergangslösung bis Ende April 2020 oder auch längerfristig.

Unsere Lösung besteht aus zwei Teilen, die miteinander verknüpft werden können: ein virtueller Klassen-/Team-Raum zum unmittelbaren Austausch und „Sich-Treffen“ und ein Confluence Wiki für alle Termine, Dateien, Ergebnisse, usw.

.

Webcams und Ton:
Die Teilnehmenden hören und sehen sich in guter Qualität und können gemeinsam sprechen. Der Moderator oder die Moderatorin können aber auch alle stumm schalten.

Treffen aufzeichnen:
Die Treffen können aufgezeichnet und später wieder angeschaut werden.

Einzelgruppen-Meetings (sog. Breakout Rooms):
Eine Gruppe kann sich in Untergruppen aufteilen, um ungestört an einem Thema zu arbeiten. Z.B. ist hier die persönliche Besprechung zwischen Lehrperson und SchülerIn möglich.

Chat:
Es kann für alle sichtbar gechattet werden oder auch privat für den bilateralen Austausch.

Präsentationen und Whiteboard:
Es gibt ein Whiteboard (resp. mehrere bei Bedarf), an dem auch mehrere Personen mitzeichnen können. Die Moderatoren/Lehrpersonen können eine Präsentation hochladen und diese gemeinsam mit den Teilnehmenden durchgehen. Unterstützt werden Office-Dokumente und PDF.

Screen-Sharing:
Alle können ihren Bildschirm den anderen zeigen (Computer und Laptop)

Hand-Hoch-Funktion:
Will ein Teilnehmer etwas allen mitteilen, kann er dies mit der Hand-Hoch-Funktion anzeigen. Es gibt weitere Emojis, um z.B. mitzuteilen, ob man den Inhalt spannend findet oder mit einem Vorschlag einverstanden ist.

Umfragen:
Im Team-/Klassenraum können kleine Umfragen und Abstimmungen durchgeführt werden.

Was sonst noch cool ist:

  • Es braucht kein Login, um einem Raum beizutreten. Es reicht ein Browser-Link.
  • Es wird jeder gängige Browser (egal ob Desktop, Laptop, Tablet oder Smartphone) unterstützt.

Aber Achtung: Team-/Klassenräume sind „flüchtig“, d.h. ein Chat-Verlauf geht verloren, sobald die Klasse geschlossen wird. Es sei denn, man exportiert den Chat zuvor (Lächeln) Alternativ und ergänzend empfiehlt sich, wichtige Informationen und Entscheidungen in Confluence festzuhalten. Dies wird im folgenden Kapitel erklärt.

Das Confluence (Schul-)Wiki für alle Termine, Dateien, Ergebnisse, usw.

Die Software Confluence besteht aus Spaces (deutsch: Bereiche). Jeder Bereich kann vollkommen individuell gestaltet werden. Ein Bereich besteht aus einer Startseite und weiteren Seiten unterhalb dieser. Jede Seite kann Anhänge wie Bilder, Dokumente, usw. enthalten und auch direkt anzeigen. Das System ist Drag-&-Drop fähig und absolut intuitiv zu nutzen. Des Weiteren gibt es sogenannte Makros, die dynamische Inhalte generieren oder auch bei der Gestaltung der Seiten helfen. So ist es z.B. möglich, alle Anhänge einer Seite tabellarisch aufzulisten oder ein automatisch generiertes Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Inhalte und ganze Seiten haben eine einfache Kommentar-Funktion.

Mit einer Einführung von 2 Stunden bis maximal einem halben Tag können Neueinsteiger alle wesentlichen Elemente bedienen und fühlen sich wohl auf der Plattform.

Für jede Schule gibt es einen Bereich, pro Klasse eine Oberseite. In der Klasse sehen wir die folgende Aufbau-Struktur vor:

  • Oberseite der Klasse mit den wichtigsten News, aktualisierten Inhalten und Terminen (Rahmenorganisation). Diese Inhalte werden zum grossen Teil automatisch generiert.
    • pro Schulfach resp. Thema eine Unterseite mit Lernmaterial, Aufgaben, Terminen. Mittels Lesebestätigung kann sichergestellt werden, dass alle die wichtigen Infos erhalten haben.
    • pro Schüler eine Unterseite, auf der die individuelle Kommunikation zwischen Lehrperson und Schüler möglich ist. Hier ist auch angedacht, dass der Schüler/die Schülerin gemachte Aufgaben hochladen kann und diese so besprechbar werden. Die Besprechung erfolgt dann vorzugsweise in BigBlueButton (siehe oben).
      Um gemachte Aufgaben resp. Ergebnisse hochzuladen, empfehlen wir, mit dem Smartphone ein Foto zu machen. In Confluence gibt es die Möglichkeit, direkt beim Schiessen des Fotos dieses in die Seite hochzuladen. Das ist sehr einfach und effizient.
    • für die Eltern eine gemeinsame Seite, auf der z.B. festgehalten werden kann, wo im Quartier ein Drucker fürs Ausdrucken der Aufgaben zur Verfügung steht.

Natürlich können andere Strukturen umgesetzt und Seiten beliebig gestaltet werden. So wäre z.B. auch denkbar, für eine Lernwerkstatt eine separate Seite zu eröffnen, auf der alle Kinder ihre Ergebnisse gemeinsam hochladen.

Für jede Schulklasse und für jede Lehrperson wird ein Zugang erstellt. Die Eltern nutzen den Schulklassen-Account. Da dies ein gemeinsamer Account für alle Schüler in der Schulklasse ist, muss beim Einfügen von Inhalten und beim Kommentieren jeweils der Name des Schülers angegeben werden.

Für Organisationen, welche bereits ein Confluence oder eine ähnliche Lösung im Einsatz haben, empfehlen wir, auf die bestehende Lösung zu setzen und diese mit dem virtuellen Teamraum zu verknüpfen.

Tipps zum virtuellen Treffen und in der Remote-Zusammenarbeit

Trifft sich eine Klasse oder ein Team im virtuellen Raum, stehen Ton und Video zur Verfügung. Und doch ist der Austausch erschwert, weil wir unsere Mitmenschen nicht mehr mit allen Sinnen wahrnehmen und die Kommunikation über Video/Ton reduziert wird. Es fehlt z.B. der Überblick über alle Teilnehmenden im Raum und wir nehmen auch nonverbale Zeichen viel schlechter wahr. Konflikte und Missverständnisse können viel schneller entstehen. Daher gibt es ein paar Tipps zu beachten:

  • Bestimmen Sie einen Moderator, der das Gespräch leitet und auch die Zeit im Griff hat. Wenn der Moderator spricht, müssen andere pausieren.
  • Sprechen Sie laut und deutlich.
  • Nutzen Sie – falls möglich – Ton UND Video. Je besser die Ausrüstung, desto einfacher (z.B. ein Noise-Cancelling Mikrofon einsetzen)
  • Nutzen Sie das „Rephrasing“, nachdem eine andere Person etwas mitgeteilt hat. D.h. auf den Input eines anderen Teilnehmers antworten Sie mit: „Ich habe folgendes verstanden: …. Stimmt das?“
  • Halten Sie die wichtigen Informationen und Entscheidungen schriftlich fest (z.B. in Confluence als Sitzungsnotiz)

Und generell gilt nebst den eigentlichen Treffen: Seien Sie erreichbar und antworten Sie rasch. Sie müssen nicht gleich die Lösung liefern, aber bestätigen, dass Sie die Information und evtl. Aufgabe erhalten haben und bis wann Sie das Ergebnis liefern. Wollen Sie selbst von anderen eine Aufgabe erledigt haben bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, geben Sie jeweils ein Wunschdatum an.

Weitere nützliche Informationen

Erklärvideos zu BigBlueButton: https://bigbluebutton.org/html5/

Einführung in Confluence: https://www.atlassian.com/de/software/confluence

Confluence Anleitung (Englisch): https://www.atlassian.com/collaboration/confluence-organize-work-in-spaces

Weitere Fachartikel und Neuigkeiten von Zuara

Confluence Server/Data-Center in Microsoft Teams integrieren

"Vergessen Sie Kontext-Wechsel und mühsames Suchen von passenden Confluence-Inhalten in Ihren Teams-Channels!"+Sie möchten nicht immer zwischen Microsoft Teams und Ihrem Confluence hin- und herwechseln? Wollen Sie bestimmte Confluence-Seiten direkt mit einem...

Wo befinden sich meine Daten bei Atlassian Cloud?

Wie im Blog «Atlassian setzt auf Cloud» beschrieben, wird ab dem 2. Februar 2021 keine neue Server-Lizenz für die Atlassian Produkte verkauft und die Lizenzen können maximal noch für 3 Jahre gelöst werden. Anschliessend stellt Atlassian das Produkt ein. Die Zeit bis...

Phänomene ineffektiver Teams

Kennen Sie das? Irgendwie happert es dem Team an Drive, z.B. werden nicht alle User-Stories aufs Sprint-Ende umgesetzt oder auf dem KanBan Board stapeln sich die MMFs in der "To-Deploy"-Spalte. Und dann hat das Ganze auch noch keine Konsequenzen für die...

Quo Vadis Jira Service Desk?

Ausgangslage Am 9. November hat Atlassian das neueste Produkt angekündigt: Jira Service Management. Es handelt sich dabei nicht um ein komplett neues Produkt, sondern um eine Weiterentwicklung von Jira Service Desk. Atlassian will damit auf geänderte Anforderungen und...

Dateien auf Share direkt aus Confluence heraus öffnen mit Zuara User Makro

Einleitung Hatten Sie bereits einmal das Problem, dass Sie eine Datei aus Confluence aus verlinken wollten, die auf einem Share liegt? Die meisten Browser verhindern dies aus Sicherheitsgründen und je nach Browser ist die Syntax der geforderten URL unterschiedlich....

Alle im Homeoffice – auch Schülerinnen und Schüler

Aus aktuellem Anlass stellt sich für viele Schulen und Organisationen die Frage, wie ihre Mitarbeitenden weiterhin möglichst reibungslos zusammenarbeiten können und wie der Schulunterricht fortgesetzt werden kann. Teams und Klassen haben die folgenden Ansprüche, um...

Jira App-Entwicklung: JQL verarbeiten ohne Kopfschmerzen

Die Herausforderung In vielen Projekten haben wir Kundenanforderungen, die mit den normalen Bordmitteln von Jira nicht mehr zu erfüllen sind. Häufig ist die einfachste Lösung, selbst ein kleines Add-on zu implementieren. Eine solche Anforderung, die wir kürzlich...

Ineffektive Teams – Lösungsansätze

Oder warum Agile motiviert. In unserem vorderen Post haben wir die Phänomene ineffektiver Teams aufgeführt: Social Loafing (Soziales Faulenzen) Free Riding (Trittbrettfahren) Sucker-Effekt (Trottel-Effekt) Group Think Nun möchten wir Lösungsansätze liefern, um diesen...

Confluence Nutzerstatistiken – damit Sie wissen, welche Seiten beliebt sind

Möchten Sie herausfinden, welche Seiten in Ihrem Confluence wie oft besucht werden, welche Bereiche (Spaces) beliebt sind, in welchen Bereichen die meisten Updates gemacht werden und welche Benutzer am aktivsten Inhalte bearbeiten? Dann sind Sie hier richtig. Wir...

Digital Workplace/Home-Office – wie verteilte Zusammenarbeit gut funktioniert und wie nicht

Eines vorweg: Ja, ich weiss, es schreiben zur Zeit alle über den "Digital Workplace" und die Zusammenarbeit aus dem Home-Office heraus. Schliesslich ist das gerade DAS Trend-Thema bedingt durch die Corona-Krise. Und viele Organisationen haben gemerkt, dass sie in...